NOT : KYS'DE 6 ZORUNLU PROSEDÜR HAZIRLANIR. BU PROSEDÜRLERDEN BURADA ÖRNEK TEŞKİL EDEBİLECEKLERİ 2'Lİ OLARAK ALDIM. AYRICA BURADA ZORUNLU OLMAYAN PROSEDÜRLER DE VARDIR. İSTEYEN İSTİFADE EDER.
DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; TS EN ISO 9001:2000 KYS şartlarına uygun olarak OTİM’de kurulan KYS ile ilgili dokümanların hazırlanması, yayınlanmadan önce gözden geçirilmesi, onaylanması, dağıtımı, güncelleştirilmesi, ilgili yerlerde geçerli nüshaların bulunması ve yürürlükten kaldırılanların kullanımdan alınması için oluşturulmuş kontrol sistemini tanımlamaktır.
2. UYGULAMA ALANI
Bu prosedür; Ordu Tarım İl Müdürlüğünde KYS’nin uygulanmasının gerektirdiği tüm dokümanlara uygulanır.
3. TANIMLAR VE KISALTMALAR
Kontrollü Baskı: İlgili birim tarafından onaylanan asıl nüshanın çoğaltılarak ve kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi vurularak dağıtımıdır.
Doküman Kontrolü: KYS’ nin etkili olarak uygulanması için dokümanların ilgili yerlerde bulunması, geçersiz dokümanların kullanımdan alınması, revizyon işlemleri sonunda onaylanması yeni dokümanın kontrollü olarak dağıtımıdır.
KYS : Kalite Yönetim Sistemi
Birim : OTİM Şube Müdürlüklerini
Bölüm : Kalite Konseyi ve/veya Üst Yönetim
Doküman : Bilgi ve onu destekleyici ortam,
Proses : Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı.
Prosedür: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol ve bunu anlatan doküman.
Talimat: Bir faaliyetin ya da Kurumumuzda kullanılan tüm makine ve ekipmanların çalıştırılması, kullanılması, bakımı ile ilgili kuralları açıklayan, cihazın yanında bulunan, kolaylıkla okunabilen, görülebilen ayrıca bir faaliyetin nasıl yapılacağını da yalın bir dille anlatan doküman.
İşlem Prosedürü: İdari ve mali işler şube müdürlüğünce yürütülen iş ve işlemleri anlatan dokümanlar,
İş Akış Şeması : İşlem prosedürleri ile ilgili faaliyetlerin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik olarak anlatan doküman,
Görev Tanımı : Görev yetki ve sorumlukların belirtildiği doküman,
Formlar : Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemi ile ilgili faaliyetlerin belirli bir formatta kaydedilmesini, yapılan işlerin veriye dönüşmesini sağlayan dokümanlardır.
Liste: Müdürlüğümüzde oluşturulan kalite yönetim sistemi ile ilgili dokümanlar ile dış kaynaklı dokümanların listelendiği doküman.
Planlar: Proseslerin izlenmesi, ölçümü ile ilgili kalite planları ile hedeflere ulaşmak için yapılan belirli süreler için gerçekleştirilmesi gereken eylem planlarıdır.
Dış Kaynaklı Doküman: Müdürlüğümüzde verilen hizmetin, uygulanan kalite yönetim sisteminin yasal dayanağını oluşturan ilgili mevzuata ilişkin kanun, yönetmelik, ,kanun hükmünde kararname, bakanlar kurulu kararı, sirküler, tebliğ, standart, tüzük, genelgeleri kapsar. Bu belgeler değiştirilemez ve uyulması zorunlu olan dokümanlardır. Kalite yönetim sistemi ile ilgili dış kaynaklı dokümanlar TSE tarafından yayınlanır ve değişiklikler bu dokümanlara uygun olarak gerçekleştirilir.
OTİM : Ordu Tarım İl Müdürlüğü
Birim (B) : Şube Müdürlükleri
KEK : Kalite El Kitabı
OEK : Organizasyon El Kitabı
KP : Kalite Prosedürü
İP : İşlem Prosedürü
P : Proses
PTÇ : Proses Takip Çizelgesi
F : Form
T : Talimat
L : Liste
P L : Plan
KK : Kalite Konseyi
BKK : Birim Kalite Konseyi
KYT : Kalite Yönetim Temsilcisi
TSE : Türk Standartları Enstitüsü
EN : Avrupa Standardı
ISO : Uluslararası Standartlar Teşkilatı
4. İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listeleri
4.2. Güncel Doküman Listesi
4.3. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
5. SORUMLULAR
Tüm doküman hazırlayan ve dağıtan birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
6. UYGULAMA
6.1. Doküman Hazırlama, Yeterliliğini Onaylama ve Dağıtımı
OTİM’de kurulan KYS içerisinde dokümanlar OTİM-KEK’de belirtildiği şekilde iç ve dış kaynaklı olmak üzere iki bölümden oluşur. Bu dokümanların hazırlanması, onaylanması, revizyonu ve dağıtımı aşağıda yer alan esaslara uygun olarak yapılır.
6.1.1. Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Kalite Planları ve Kalite Prosedürleri, Organizasyon El Kitabı, Kalite Hedefleri, KYS ile İlgili Planlar
Hazırlık+Revizyon : Kalite Konseyi (KK)
Gözden Geçiren : Kalite Yönetim Temsilcisi
Onaylayan : İl Müdürü
Dağıtım ve Yayım : KK
Dağıtım ve Yayım Şekli : OTİM İnternet Sayfası/ Kontrollü Dağıtım (F:04)
Duyuru : İnternet / yazı
Asıl Nüsha : KK
-OTİM Kalite Politikası, İl Müdürü tarafından belirlenerek, onaylanır ve KK tarafından duyurusu sağlanır. Hizmet binalarının girişlerinde, çerçeve içinde herkesin görebileceği bir yere asılır.
-KK’ce hazırlanan dokümanların asılları, “Kalite Klasöründe” KK’ince muhafaza edilir. Bilgisayar ortamı dışında dağıtılan dokümanlara KK’ce “Kontrollü Kopya” kaşesi vurulur. KK’ce kontrollü kopya dağıtımı yapılan birimler Doküman Dağıtım Formu (F:04) ile belirlenir ve Doküman Dağıtım Listesine (L: 03) kaydedilir.
-KK’ce hazırlanan dokümanların yayımı İnternet üzerinden veya üst yazı ekinde yapılır. Dokümanlar İl Müdürünce onaylandıktan sonra, OTİM' in İnternet sitesinde yayınlanır. Dokümanlar İnternet ortamında yayınlandığında ve revizyonlar yapıldığında elektronik ortamda ve/veya yazılı olarak birimlere duyurulur. Sadece elektronik ortamda duyuru yapıldığında, işlem KK üyelerince tutanak altına alınır. Bu şekilde yapılan duyuru tüm bilgisayarlarında görüntülendiğinden duyuru herkes tarafından alınmış sayılır ve duyuru tarihi yürürlük tarihidir.
-Formların dışındaki dokümanların dökümü alınamaz. Ancak, İnternette yayımlanan dokümanlardan, kalite temsilcileri sorumluluğunda; KK üyelerinde, İl Müdür yardımcısında, birim amirlerinde ve kalite iç tetkikçilerinde ihtiyaç duyulduğunda birer adet döküm alınarak, kontrollü kopya kaşesi basılı doküman bulundurulabilir.
-Formların dökümü, kullanım esnasında alınır. Formlar, (revizyon olasılığı olduğu için) kullanım ihtiyacı duyulmadan döküm alınarak saklanamaz.
-KK’ce hazırlanan Kalite El Kitabı OTİM-KEK, Organizasyon El Kitabı OTİM-OEK olarak; kalite prosedürlerine KP:01, talimatlara T:01’den başlayarak çift rakamlı sıra numarası verilir. Formlara F:, Listelere L:, Planlara PL: kodları ile numara verilir. KK’ ce hazırlanan ilk form/liste/plan 01 no’dan başlar, diğerleri bir üst numarayı takip eder.
6.1.2. Diğer Dokümanlar (Prosesler, Proses Takip Çizelgeleri, İşlem Prosedürleri, İşlem Prosedürlerine ait İş Akış Şemaları, Talimatlar, Formlar, Kalite Hedef Planları, Görev Tanımları)
6.1.2.1. OTİM birimlerince KYS’nin uygulanmasını sağlamak üzere ihtiyaca göre, prosesler, işlem prosedürleri ve işlem prosedürlerine ait İş Akış Şemaları, talimat ve formlar hazırlanarak, onaylanır. Bu dokümanların hazırlanması ve dağıtımı aşağıdaki şekilde yapılır.
Hazırlık+Revizyon : Birim Kalite Konseyi
Gözden Geçiren : Şube Müdürü
Onaylayan : İl Müdürü
Dağıtım : Birim Kalite Konseyi
Dağıtım Şekli : Kontrollü Dağıtım (F:04)
Duyuru : Yazı
Asıl Nüsha : Birim Kalite Konseyi
- Dağıtım yapılacak KYS dokümanlarına Birim Kalite Konseylerince “Kontrollü Kopya” kaşesi vurulur (Kaşe Kullanım Talimatı T:01). Uygulama yerlerinde kontrolsüz kopya bulundurulamaz.
İl Müdürlüğümüzdeki Şube Müdürlükleri aşağıdaki şekilde numaralandırılmıştır.
1. Proje ve İstatistik Şube Müdürlüğü (01)
2. Bitki Koruma Şube Müdürlüğü (02)
3. Hayvan Sağlığı Şube Müdürlüğü (03)
4. Çiftçi Eğitim ve Yayım Şube Müdürlüğü (04)
5. Destekleme Şube Müdürlüğü (05)
6. Kontrol Şube Müdürlüğü (06)
7. İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü (07)
Birimler verdikleri tüm hizmetler için, aşağıdaki sembolleri kullanarak prosesleri hazırlarlar.
Birimlerde hazırlanan KYS dokümanlarına, birimler kendi birimlerini ifade eden iki rakamlı kod ile doküman proses ise P, işlem prosedürü ise “İP”, talimatsa “T”, ekleyerek ve her tür dokümana 01 den başlayarak numara verirler (Örnek: 04-P: 01, 07-İP:01, 03-T:01).
Proseslerin ve İşlem Prosedürlerine ait formların numaralandırılmasında, ait olduğu prosesin/işlem prosedürünün doküman numarası esas alınır. Bu numaraya Form anlamına gelen (F) eklenir ve iki basamaklı sıra numarası verilir. Formların üzerinde revizyon durumunu gösteren bilgiler de bulunur. Formların numaralanmasına örnek; 06-P:01 F:01
Birimlerce hazırlanan KYS dokümanlarının asılları, birim kalite konseylerince Birim Kalite Klasörüne takılarak muhafaza edilir. Prosedürün konusu ile ilgili birim (Şube) sayısı kadar çoğaltılır. Her bir sayfasına KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulur. Şube ve kişilere kontrollü Doküman Dağıtım Formuna göre (F:04) dağıtılır. Bir nüshaları da KK’ ye gönderilir.
Görüş alınmak için dağıtımı yapılan dokümanlara dağıtım yapan birim tarafından dokümanın sağ üst köşesine kırmızı kalemle “TASLAK DOKÜMAN” yazılarak dağıtılır.
6.1.2.2. Görev Tanımları,
OTİM Organizasyon El Kitabı ve “Tarım, Orman ve Köyişleri Bakanlığı Taşra Teşkilatının Kuruluşu, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik” hükümleri ile diğer iç ve dış kaynaklı dokümanlar esas alınarak hazırlanır. Görevlerin içeriği, ilgili personelin yapmakla yükümlü olduğu görevleri kapsar. İl Müdür Yardımcısı, Şube Müdürlerinin Görev Tanımları İl Müdürünce, diğer personellerin ise Şube Müdürünce hazırlanarak, bir üst yazı ekinde ilgili personele verilir. Görev tanımlarının bir nüshası ilgili personelde, bir nüshası da özlük dosyasında bulundurulur. Görev tanımları, personelin görev ve unvanları değiştiğinde, revize edilerek yeniden düzenlenir. Personelin çalıştığı Şube değiştiği zaman, personelin görev tanımı “00” revizyon numarası ile tekrar yayınlanır.
Görevlerde herhangi bir nedenle değişiklik olduğunda, bir önceki görev tanımının iptal edildiği üst yazıda belirtilir. Bir önceki görev tanımlarının özlük dosyasında olan nüshası, geçersiz kaşesi basılarak saklanır.
6.1.2.3. TS EN ISO 9001:2000 Standardındaki değişiklikler ise TSE’nin internet (www.tse.org.tr ) adresinden KK’ce takip edilir.
6.2. Kalite Yönetim Sistemi Planı
OTİM Kalite Yönetim Sistemine yeni bir hizmetin dahil edilmesi ya da mevcut hizmete ait yeni bir uygulamanın başlatılması için, yürütülmesi gereken çalışmalar, öncelikle KYS Planlaması Formu (F:02) ile planlanarak, uygulamaya dahil edilir. Yapılan planlama, sistemde yer alan diğer hizmet alanları ile uyumlu olmalıdır. Kalite Planları tüm faaliyetlerle ilgili sorumlu kişi, kaynak, zaman dilimi, kontrol kriterleri, kayıt ve doğrulama v.b bilgileri içerir.
6.3. Kalite Süreç Planı
Kalite Süreç Planı (PL: 01), Kalite El Kitabında belirtilen tüm Hizmet Gerçekleştirme ve Destek Proseslerini içerecek şekilde, her yıl sonunda gözden geçirilerek, gerekiyorsa revizyon yapılarak tekrar yayınlanır.
6.4. Hedef Belirlenmesi ve İzlenmesi
6.4.1. Hedeflerin Belirlenerek Duyurulması
-Birimler, prosesleri ile ilgili hedeflerini belirleyerek, 15 Aralık tarihine kadar KK' ne gönderirler.
-KK’ince, birimlerden gelen hedefler değerlendirilerek, Kurumun hedefleri belirlenir. Belirlenen hedefler İl Müdürünün onayına sunulur. Onaylandıktan sonra, Ocak ayında internet ortamında veya yazılı olarak tüm çalışanlara duyurulur. Prosesler için gereken iyileştirme alanlarına Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında karar verilir.
-Kalite hedefleri KK' ince hizmet binalarının girişlerine asılır.
6.4.2. Hedeflerin Planlanması ve İzlenmesi
-Kalite Konseyince/Birim Kalite Konseylerince, belirlenen her bir hedef için, Yıllık Hedef Planları (F:03) düzenlenerek, İl Müdürü tarafından onaylanır. Planlar, üçer aylık dönemler sonunda, izlenerek yılsonunda hedefe ulaşılıp, ulaşılmayacağı kontrol edilir. İzleme sonucunda elde edilen veriler, hedefin yılsonunda aşılabileceğini gösteriyorsa, hedefler revize edilerek yükseltilir. İzleme sonucunda elde edilen veriler, hedefin yılsonunda ulaşılamayacağını gösteriyorsa, plan revize edilerek, hedefe ulaşılmaya çalışılır.
6.5. Dokümanların Gözden Geçirilmesi, Güncellenmesi ve Revizyonlarının Takibi
Dokümanlar, KYS’nin etkinliğini sağlamak üzere sürekli gözden geçirilir ve aşağıdaki yöntemlerle güncellenir.
6.5.1.Güncelleme ihtiyacı, (Referans alınan standartlarda olabilecek değişikliklere uyum sağlamak için, Kalite Yönetim Sistemi iç tetkikleri veya dış tetkikler sonucunda tespit edilen uygunsuzlukları giderebilmek amacıyla, faaliyetlerin yapılmasına ilişkin değişen uygulamalar gereğince, uygulayıcı personelin talebinin değerlendirilmesi sonucu, Kalite Yönetim temsilcisinin periyodik değerlendirmeleri sonucu yetersiz kalan dokümanlarda değişiklik amacıyla, Tarım ve Köyişleri Bakanlığının emirleri doğrultusunda veya yasal mevzuat çerçevesinde yapılacak değişiklikler nedeniyle) dokümanların dağıtımı yapılan birimlerin önerisi ya da hazırlayan birimin kararları doğrultusunda belirlenir.
6.5.2.Yayımlanmış dokümanlarda gerekli görülen değişiklik isteği, değişiklik öneren birimce Öneri Formu (F:05) doldurularak, bir üst yazı ekinde doküman hazırlayan birime gönderilir. Belirlenen ihtiyaca göre, doküman hazırlayan birimce gerekli görülen değişiklikler yapılır ve değişiklik yapılan dokümanın iptal edilebilmesi için daha önce dağıtımı yapılan birimlere yeni dokümanla birlikte gönderilir ve eski dokümanın iptali istenir.
6.5.3. Dokümanlar, hazırlayan ve uygulayan birimlerce tekrar gözden geçirilerek ve onaylanarak, gerektiğinde güncellenir ve yukarıda anlatıldığı biçimde yeni doküman uygulamaya konulur.
6.5.4. Revizyonlar, OTİM-KEK, OTİM-OEK, sayfa bazında; diğer KYS dokümanlarında ise doküman bazında yapılır. OTİM-KEK’ de bir defada revize edilen sayfa sayısı 10 ve daha fazla olduğunda veya 10 ayrı revizyonda OTİM-KEK yeni baskı numarası verilerek 00 revizyonla yeniden basılır. OTİM-KEK ve OTİM-OEK’ deki revizyonlar (yeni baskı hariç) cümlenin başında parantez içerisinde revizyon ifadesi ve revizyon tarihi yazılarak gösterilir.
6.5.5. Revizyonlar her dokümanın kendi ekinde bulunan ve sadece o dokümana ait olan Doküman Revizyon İzleme Formundan takip edilir (F:06).
6.6. Geçersiz Dokümanın (yazılı dağıtımı yapılmış) Kontrolü ve Saklanması
-Revize edilmiş ya da yürürlükten kalkmış dokümanın iptali için dokümanı hazırlayan birim (KK, BKK) tarafından üst yazı ile “Geçersiz Doküman” duyurusu yapılır. Yeni dokümanı alan birim ilgili eski sayfayı çıkarır, yerine yenilerini takar. Geçersiz olan dokümanlar ilgili birime üst yazıyla iade edilir.
-Doküman hazırlayan birimce önceki dokümanın aslına “Geçersizdir” kaşesi vurularak saklanır. Toplanan KONTROLLÜ KOPYA kaşeli dokümanlar ise KK tarafından bir tutanak tutularak okunamayacak ve birleştirilemeyecek şekilde yırtılarak, parçalanarak imha edilir.
6.7. Dış Kaynaklı Doküman
İl Müdürlüğü dışında hazırlanan ve İl Müdürlüğü ile ilgili bazı hizmetlerin verilmesi sırasında kullanılan resmi dokümanlar numaralandırılmaz. Dış kaynaklı dokümanların formatı dokümanın kendine özgüdür. Belge değiştirilmeden aynen korunur.
Birimlerce, bu prosedürde yer almayan ancak, hizmetlerin yürütümünde kullanılması gereken dokümanlara (Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Bakanlar Kurulu Kararları, Yönetmelikler, Sirküler, Tebliğler, Standartlar v.b.) Resmi Gazete ve İnternet kanalıyla ulaşılır. Ayrıca tüm birimler kendi uygulama alanlarına giren Resmi Dokümanların güncel olanlarını izlemek ve bulundurmakla sorumludur.
Birimler kullandıkları Dış Kaynaklı Dokümanları (Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Bakanlar Kurulu Kararları, Yönetmelikler, Sirküler, Tebliğler, Standartlar v.b.), “Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi”ne kaydederek takip eder ve hazırladıkları listelerin Kontrollü Kopyasını Kalite konseyine gönderir.
Kullanılan Dış Kaynaklı Dokümanlar “Doküman Dağıtım ve Toplama Formu” aracılığı ile dağıtılır ve toplanır.
Birimler, Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listelerini sürekli güncelleyerek, Kalite Konseyine gönderirler.
6.8. Kurum içinde yapılan ve Kurum tarafından düzenlenen toplantılar ile iç tetkik açılış ve kapanış toplantılarında, KK ve BKK toplantılarında Toplantı Katılım Formu (F:07) kullanılır.
6.9. Prosesler ve Talimatlar ilgili personelin kolayca ulaşabileceği şekilde yazılı olarak veya bilgisayar ortamında tutulur.
6.10. Kalite Sistemine ilişkin dokümanlar Kalite Yönetim Temsilciliğinde ve ilgili birimlerde bulundurulur.
6.11. Tüm birimler dokümanların güncel olarak bulundurulmasından sorumludur.
7. KAYITLAR
7.1-Kalite Hedefleri Formu (F:01)
7.2-KYS Planlaması Formu (F:02)
7.3-Kalite Hedef Planı Formu (F:03)
7.4- Doküman Dağıtım Formu (F:04)
7.5- Öneri Formu (F:05)
7.6- Doküman Revizyon İzleme Formu (F:06)
7.7- Toplantı Katılım Formu (F:07)
7.8- Kalite El Kitabı Kapak Sayfası Şekli
7.9- Kalite El Kitabı Sayfa Şekli
7.10- Organizasyon El Kitabı Kapak Sayfası Şekli
7.11- Organizasyon El Kitabı Sayfa Şekli
7.12- Görev Tanımları Sayfa Şekli
7.13- Prosedür Sayfa Şekli
7.14- İşlem Prosedürü Sayfa Şekli
7.15- Proses Sayfa Şekli
7.16- Plan Sayfa Şekli
7.17- Liste Sayfa Şekli
7.18- Form Sayfa Şekli
7.19- İş Akış Şeması Sayfa Şekli
7.20- Talimat Sayfa Şekli
7.21- Kaşe Kullanım Talimatı (T:01)
7.22- Kalite Politikası Formu (F:08)
7.23- Güncel Doküman Listesi (L: 01)
7.24- Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi (L: 02)
7.25- Doküman Dağıtım Listesi (L: 03 )
7.26- Doküman Dağıtım ve Toplama Formu (F: 09)
7.27- Kalite Süreç Planı (PL: 01)
KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
1-AMAÇ
Bu prosedürün amacı, KYS’ne ait kayıtların tanımlanması, toplanması, tasnifi, ulaşılması, saklanması, saklanmasına gerek kalmayan kayıtların ayıklanması ve elden çıkarılmasında bir yöntem oluşturmak ve sürekliliğini sağlamaktır.
2-UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, Ordu Tarım İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sisteminde tanımlanan kayıtların tamamını kapsar.
3-TANIMLAR VE KISALTMALAR
Kayıt: KYS’de tanımlanan dokümanlarda tutulması öngörülen ve bunların uygulandığına dair delil teşkil edebilecek her türlü belge, bilgisayar, kaset, disket ve CD gibi manyetik ortamlardır.
Doküman: Kalite Yönetim Sistemi çerçevesindeki tüm belgeler.
4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
5- SORUMLULAR
Kalite kayıtlarının korunması ile görevli olan tüm kişiler ve birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
6- UYGULAMA
6.1. Kayıtların Tanımlanması
Aşağıdaki kayıtlar KYS kaydı olarak tanımlanmıştır.
6.1.1. Belirleme ve izleme kayıtları
Birimlerce Yasal Mevzuat, Birim Prosedürleri ve Organizasyon El Kitabına göre yürütülen hizmetlere ait yapılan işlemleri gösteren kayıtlar,
6.1.2. Yönetimin Gözden Geçirmesi Kayıtları
6.1.2.1.YGG Toplantı Duyurusu
6.1.2.2.YGG Toplantı Gündemi
6.1.2.3. Şube Müdürlüklerince düzenlenen performans raporları
6.1.2.4.Yönetim Temsilcisi Performans Raporu
6.1.2.5.YGG Toplantı Tutanağı
6.1.2.6.YGG kararlarına göre yapılan işlemlerin kayıtları
6.1.3. Eğitim Kayıtları
6.1.3.1.Resmi Yazılar,
6.1.3.2.Hizmet İçi Eğitim İstek ve İhtiyaç Formu
6.1.3.3.Yıllık Eğitim Planı
6.1.3.4.Eğitim Duyuruları
6.1.3.5.Eğitim Devam Formu
6.1.3.6.Eğitim Katılım Sertifikası
6.1.3.7.Personel Eğitim Takip Kartı
6.1.3.8.Eğitim İzleme Anket Formu
6.1.3.9.Eğitim Değerlendirme Formu
6.1.3.10.Eğitici Rapor Formu
6.1.4. İç Tetkik Kayıtları
6.1.4.1.İç Tetkikçi Listesi
6.1.4.2.Birimlerden gelen iç tetkik talepleri
6.1.4.3.Yıllık İç Tetkik Planı
6.1.4.4.Yıllık İç Tetkik Planı Duyurusu
6.1.4.5.Toplantı Katılım Formu
6.1.4.6.İç Tetkik Soru Listesi
6.1.4.7.İç Tetkikte bulunan uygunsuzluk raporları
6.1.4.8.İç Tetkik Raporu
6.1.4.9.İç Tetkik Uygunsuzluk Kapatma Yazısı
6.1.5. Uygun Olmayan Hizmet Kayıtları
6.1.5.1.Uygunsuzluk Tespit Formu
6.1.5.2.Uygunsuzluk İzleme Formu
6.1.6. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Kayıtları
6.1.6.1.Düzeltici Faaliyet Formu
6.1.6.2.Önleyici Faaliyet Formu
6.1.6.3.Düzeltici Faaliyet İzleme Formu
6.1.6.4.Önleyici Faaliyet İzleme Formu
6.1.6.5.Düzeltici ve Önleyici Faaliyet kararlarına göre yapılan işlemlere ilişkin kayıtlar
6.1.7. Ölçme, Değerlendirme ve Rapor Kayıtları
6.1.7.1.Proseslere ilişkin izleme kayıtları
6.1.7.2.Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formları
6.1.7.3.Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formları Değerlendirme Raporları
6.1.7.4. Müşteri görüş ve önerilerine ilişkin kayıtlar
6.1.7.5. Öneri formları
6.1.7.6. Personel Görüş, Öneri ve Anket Formları
6.1.8. Satın Alma Kayıtları
6.1.8.1.Alım-Satım ve İhale Kanun ve Yönetmeliğine ilişkin kayıtlar
6.1.9. Dokümanlar
6.1.9.1.Kalite Politikası
6.1.9.2.KYS Planları
6.1.9.3.Kalite Hedefleri
6.1.9.4.Kalite Hedef Planları
6.1.9.5.Kalite El Kitabı ve temel prosedürler
6.1.9.6.Prosesler, talimatlar ve şemalar
6.1.9.7.Organizasyon El Kitabı
6.1.9.8.Geçersiz Dokümanların asılları
6.1.9.9.Görev tanımları
6.1.9.10.İç ve dış kaynaklı dokümanlarda belirtilen diğer kayıtlar
6.1.9.11.Toplantı Tutanakları
6.1.9.12 Dokümanlarla ilgili diğer kayıtlar
6.2. Kayıtların Tutulması
Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığına ve izlendiğine dair, mevzuat, kalite el kitabı, kalite prosedürleri, proseslerde belirtilen kalite kayıtları, uygulama aşamasında okunaklı, eksiksiz ve silinmeyecek şekilde düzenli olarak tutulur.
Kayıtlar, KYS dokümanlarında tanımlanan sorumluları tarafından, yine dokümanlarda işaret edilen formatlarda tutulur. Kayıtlar, ilgilisi tarafından doküman üzerine el yazısı ile tutulabileceği gibi bilgisayar, kaset, disk, disket, CD gibi manyetik ortamda da tutulabilir.
Yedekleme işlemi; işletim sisteminin manyetik ortamında ileride meydana gelebilecek bilgi kayıplarına karşı önlem olması amacıyla yapılan bir işlemdir. Bilgisayar ortamında saklanan veriler silinme riskine karşı ayda bir kez ilgili bölüm sorumluları tarafından yedeklenir.
Kayıtların, düzenleyen tarafından imza veya parafe edilmesi esastır. Kayıtların üzerinde değişiklik ve düzeltme ancak düzenleyen tarafından tarih ve paraf atmak suretiyle yapılabilir. Manyetik ortamda tutulan kayıtların güvenilirliğinden onu düzenleyen kişi sorumludur.
Kayıtlar, proseslerin uygulandığına, kalitenin sağlandığına, izlendiğine, ölçüldüğüne delil teşkil eder.
Kayıtların tutulmasından, prosedür ve proseslerde sorumlu olarak tanımlanan kişi veya gruplar, kayıtların muhafazası, erişim taleplerinin karşılanması ve çoğaltılması Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yürütülür.
6.3. Kayıtların Saklanma Süreleri ve Muhafazası
Kayıtlar, Ordu Tarım İl Müdürlüğü Kalite Konseyi dahil bütün birimlerde, ısı, ışık, nem gibi çevre koşullarından etkilenmemesi için uygun ortamlarda (su borularının geçmemesi, yangın söndürücü bulunması) saklanır. Erişilebilirlik ve izlenebilirlikte kolaylık sağlaması açısından kayıtlar dosyalarda muhafaza edilir.
Kendi prosesleriyle sınırlı kalmak kaydı ile hizmete ait kayıtlar, OTİM Kalite Konseyi dahil bütün birimlerde (kendi Şube Arşivlerinde yoksa kitaplık ya odalarındaki dolaplarda) hizmeti gerçekleştiren personel tarafından saklanır.
Şube Müdürlüklerinde muhafaza edilen dosyalar (bilgi, belge ve diğer kayıtlar) sorumluluğu İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünde bulunan genel arşive Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları dahilinde gönderilir.
Genel Arşivde; Kalite kayıtlarının ve hizmet gerçekleştirme faaliyetleriyle ilgili kayıtların, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’ de belirlenen esaslara uygun olarak saklanmasından, gizliliği ve gerektiğinde yararlanılmak için ulaşılabilirliğinin sağlanmasından ve korunması ile ilgili her türlü önlemin alınmasından İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ile İl Müdür Yardımcısı sorumludur.
Tamamlanan proseslerle ilgili kayıtlar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik de belirtilen süreler kadar; Yönetmelikte belirtilmeyen kayıtlar ise 5 yıl süre ile saklanır. KK ve birimlerce hazırlanan Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, prosedür, proses, işlem prosedürü, talimat ve formların asıllarının geçersiz nüshaları sürekli, diğer kayıtlar 5 yıl süreyle saklanır. Eğitim kayıtlarından eğitim katılım sertifikası ve personel eğitim kayıt formu kişi emekli oluncaya kadar özlük dosyasında saklanır.
Birimlerde ve genel arşivde ilgili kalite kayıtlarının varlığı İç Tetkik Prosedürüne göre yürütülen tetkiklerde kontrol edilir.
6.4. Kayıtlara Erişim ve Çoğaltma:
Saklama süreleri boyunca kalite kayıtlarına herkes tarafından arşiv sorumlusunun nezaretinde erişim serbesttir. Yasal mevzuatın gizli tutulmasını öngördüğü kayıtlar hariç olmak üzere gizliliği ileri sürülerek kayıtlara erişim engellenemez. Kayıtların bulundukları dosyadan veya manyetik ortamdan çıkarılmaması esastır. Ancak, ölçme, analiz, değerlendirme, denetleme ve raporlama amacıyla arşivden sorumlu personelin gözetiminde çoğaltılabilir. Erişim ve çoğaltma esnasında kayıt üzerinde tahrifat yapılamaz.
6.5. Kayıtların Elden Çıkarılması
Müdürlüğümüzün yürütmekte olduğu hizmetler neticesi oluşan tüm kalite kayıtlar; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca elden çıkarılır veya imha edilir.
7 –KAYITLAR
------- |
