İŞE ALIM PROSEDÜRÜ
FİRMALARIN İŞE ALIM SİSTEMİ
İş arayan bireyler için önemli olan istedikleri nitelikte bir iş bulmaktır. Bu amaçla bir çok girişimde bulunurlar. Çoğu zaman gerçekleşmesi güç durumlar için gereğinden fazla zaman harcadıklarından, gerçekleşmesi olasılığı daha fazla olan iş fırsatlarını kaçırırlar. Bu durum bireylerin, firmaların işe alım sistemleri hakkında çok fazla bilgi sahibi olmamalarından ve iş arama çabalarını sistematik bir şekilde yürütmemelerinden kaynaklanmaktadır.
A. PERSONEL PLANLAMASI
Firmaların amaçlarına ulaşmak için kullandığı en önemli kaynaklardan biridir insan. Diğer tüm kaynakların firma amaçlarına uygun olarak kullanılması da, büyük ölçüde insan faktörüne dayanır. Bunun sonucu olarak firmalar için insan kaynağının dikkatli bir şekilde planlanması büyük önem taşır. Literatürde insan kaynakları planlaması olarak da anılan personel planlaması bütünsel bir içerik ile ele alındığında; personel gereksinmesinin, personel sağlanmasının, personel geliştirilmesinin ve yetiştirilmesinin, personel yerleştirilmesinin ve personel çıkarılmasının planlanması gibi alt başlıklardan oluşur.
a. Personel organizasyonu
Personel planlaması, personel organizasyonu ile yakından ilişkilidir. Organizasyon, insanların beraberce iş görme ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlayan bir yapı oluşturmadır. Personel organizasyonu, bu yapı içerisinde organizasyonun en önemli kaynağı olan insanların en etkin biçimde kulanımını öngörür. Personel organizasyonunda önemli bir araç olan iş analizi, gözlem ve araştırma yoluyla belirli bir işin yapısına ilişkin gerekli bilgilerin belirlenmesi ve raporlanması işlemidir. Diğer bir deyişle, iş analizi bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. İş analizi ile iş hakkında güvenilir bilgiler elde edilir. Bu bilgiler işin cinsini, harcanan zamanı, kullanılan iş araçlarını, malzemeleri, işin gerektirdiği yetenekleri, tecrübeleri, yetki ve sorumlulukları ve işin hangi koşullar altında yapıldığını kapsar. İş analizlerinin iki sonucu, iş tanımlarının ortaya çıkarılması ve o işin yürütülmesi için gereken bilgi, beceri ve tecrübenin (iş nitelikleri) belirlenmesidir. İş tanımı, bir işin halihazırda yapıldığı şekliyle tarif edilmesidir. Yazılı bir şekilde işin adını ve neyin, nerede ve nasıl yapıldığını açıklar. İş nitelikleri ise bir işin en iyi şekilde yapılabilmesi için gerekli olan bilgi, beceri ve tecrübenin belirlenmesidir. İş nitelikleri olması gereken ve olması tercih edilen şeklinde iki kategoride ele alınır. Birinci kategori, o iş için gereken asgari nitelikleri belirler. Bu nitelikleri karşılamayan bir adayın o pozisyonda çalışma olanağı yoktur. İkinci kategori nitelikler ise, asgari koşulları sağlayan birden fazla aday arasında o pozisyon için en uygun olanının belirlenmesinde dikkate alınır.
b. Personel gereksiniminin belirlenmesi
Firma iş analizi yaparak, organizasyonunda yer alacak pozisyonları belirler. Her bir pozisyonda çalışacak personel sayısı, iş yükü analizleri ile belirlenir. İş yükü analizi, belirli bir süre içinde belirli bir işin yapılması için gerekli personel sayısının belirlenmesini sağlar. Firmanın personel gereksinimi, firmanın operasyonel faaliyetlerine bağlı olarak değişecektir. Örneğin bir üretim işletmesinde, üretim miktarı arttıkça, ihtiyaç duyulan personel miktarı da artacaktır. Firmanın halihazırdaki iş yüküne göre ihtiyaç duyduğu personel sayısı, “gerçek personel gereksinimi”dir. Ancak firma, hastalık, kaza, izin, vb. kişisel nedenlerle ortaya çıkacak kaçınılmaz devamsızlık durumları karşısında işin aksatılmadan yürütülmesi için daha fazla personele ihtiyaç duyar ki; buna “yedek personel gereksinimi” denir. Devamsızlık durumlarındaki belirsizlik arttıkça, firmanın yedek personel gereksinimi de artar. Firmanın halihazırdaki personel gereksinimi, gerçek ve yedek personel gereksinimlerinin toplamıdır.
Firmanın halihazır personel gereksinimi, pozisyonlar bazında ve her bir pozisyonda çalışacak kişi sayısı olarak belirlendiğinde, bir anlamda personel kadrosu da belirlenmiş olacaktır. Personel kadrosu ile mevcut personel sayısı arasındaki fark, firmanın o andaki “eksik personel gereksinimi”ni de ortaya koyar. Kuşkusuz bu gereksinim, pozisyon bazında ifade edilir. Firmalar için halihazırdaki eksik personel gereksiniminin belirlenmesi, yukarıda belirtildiği gibi kolaydır. Ancak gelecekteki personel gereksiniminin belirlenmesi, bir planlama sürecini gerektirir.
Bu süreçte firma, bir yandan gelecekteki iş yükünü, diğer yandan firmadan çeşitli nedenlerle ayrılacak personel sayısını tahmin etmek durumundadır. İstifa, işten çıkarma, emeklilik, ölüm ve maluliyet vb. nedenlerle çalışanların firmadan ayrılması sonucu “ek personel gereksinimi” ortaya çıkar. Bu, mevcut pozisyonların boşalması anlamına gelmektedir. Diğer yandan firmanın, ek yada yeni yatırım yapması, tamamında veya bir bölümünde yeniden yapılanmaya gitmesi sonucu yeni pozisyonlar ortaya çıkar. Bu durumda da “yeni personel gereksinimi”nden sözedilir. Tersi durumda, yani firmanın tamamının/bir bölümünün kapatılması, küçültülmesi yada yeniden yapılanması sonucunda bazı pozisyonlara ihtiyaç kalmaması durumunda ise “personel çıkarma gereksinimi” ortaya çıkar. Firmanın gelecekteki iş yüküne göre hesaplanan “gerçek personel gereksinimi” ile tahmini devamsızlık durumuna göre hesaplanan “yedek personel gereksinimi”, firmanın gelecekteki toplam personel gereksinimini oluşturur.
Halihazırdaki personel mevcuduna planlama dönemi içindeki tahmini personel girişleri eklenerek, tahmini personel çıkışları da düşülerek, gelecekteki personel mevcudu hesaplanmaya çalışılır. Gelecekteki tahmin edilen personel mevcudu, gelecekteki toplam personel gereksiniminden az ise “eksik personel gereksinimi” sözkonusudur. Tersi durumda “işten çıkarma gereksinimi” ortaya çıkar.
c. Personel planlamasının bireyler için önemi
Yukarıda firmaların personel gereksinimlerini belirlemekte kullandıkları yöntemler ana hatları ile açıklandı. Uygulamada bu tür çalışmaları detaylı bir şekilde yaparak personel gereksinimini belirleyen firmaların sayısı çok azdır. Yine de firmalar mali açıdan önlerini görebilmek amacıyla personel bütçesi yaparlar ve bir şekilde gelecekteki personel gereksinimlerini belirlerler. Personel planlaması birey için iş ve kariyer olanakları olmak üzere iki açıdan önem taşır. Bireyin iş arama sürecinde personel planlamasının sonuçları, “iş fırsatı” olarak ortaya çıkar. Firmanın ek ya da yeni personel gereksinimi, firma içinden karşılanamıyorsa, firma dışından karşılanacaktır. Bu aşamada bireyin, firmanın personel planlaması ya da personel bütçesi hakkında bilgi sahibi olması, olası iş fırsatları hakkında da fikir edinmesini sağlayacaktır. Ancak bu tür bilgilere doğrudan erişmek çok zordur. Bununla birlikte, bir firmanın yeni yatırımlara gitmesi, yeni projeler üstlenmesi, belirli bir yönde yeniden yapılanması, gelecekte o firmada ortaya çıkabilecek personel gereksinimi hakkında kabaca da olsa bir fikir verebilir. Bireyin karşısına çıkan “iş fırsatı”nın, “ek” ya da “yeni” personel gereksiniminin sonucu olması önemlidir. Birinci durumda, mevcut bir pozisyon vardır, ancak ya kadrodaki eksiğin giderilmesi ya da işten ayrılan bir kişinin yerininin doldurulması amacı ile yeni bir personele ihtiyaç duyulmuştur. Bu durumda, yapılacak işlerin çerçevesinin oldukça belirgin olması, bireyin işe uyumunu kolaylaştırır. Buna karşın işin yapılmasına yenilik katma olasılığı azdır. Ayrıca bir kişinin yerinin doldurulması durumunda, işten ayrılan personelin ayrılma nedeninin araştırılmasında yarar vardır. Yine bu durumda yerine gelinen personelin çalışma biçimi ve ilişkileri, bireyin işe uyumunda bazı güçlükler yaratabilir. İkinci durumda, pozisyon yeni açılmıştır. Bu durum bireye, çalışma yönteminin belirlenmesinde esneklik sağlaması, yaratıcılığını kullanması konusunda bazı olanaklar sağlar. Ancak yapılacak işlerin ana hatları ile belirli olması, detayların uygulamalar ile ortaya çıkması, işe uyumda bazı güçlükler yaratabilir. Özellikle yapılacak işin çerçevesinin çok belirgin olmasını isteyen bireyler için bazı sorunların ortaya çıkması olağandır. Bu tür pozisyonlarda çalışılması için deneyimli olma gereği de açıktır. Pozisyonun yeni açılmasının gerekçesi de önemlidir. Pozisyon, firmanın ek bir yatırıma gitmesi, yeni bir projeye başlaması veya yeniden yapılanması sonucu ortaya çıkmış olabilir. Pozisyonun ortaya çıkış şekli ve nedeni, pozisyonun niteliği ve sürekliliği hakkında bazı ipuçları verebilir.
Personel planlaması, bireyin çalışma sürecinde kariyer olanakları açısından önem taşır. Personel planlaması ile kurumsal kariyer yönetimi arasında çok yakın bir ilişki vardır. Hatta personel planlaması yapılmadan, kariyer yönetiminin yapılamayacağını söylemek yanlış olmayacaktır.
B. PERSONEL KAYNAKLARI
Firmalar (eksik) personel gereksinimlerini, organizasyon içinden veya dışından karşılayabilir. Her iki kaynaktan personel sağlamanın kendine göre yararları ve sakıncaları vardır. Personel gereksiniminin iç kaynaklardan karşılanması, yükselme (terfi) ya da iç transfer (nakil) yolu ile olur. Yükselmede personel, yetki, sorumluluk ve buna bağlı olarak ücret yönünden daha üst düzeydeki bir pozisyona atanır. İç transferde ise, yeni pozisyonun yetki, sorumluluk, ücret düzeyi vb. özellikleri değişmemiş, sadece yapılacak işin yeri veya niteliği değişmiştir. Ancak burada bir noktayı belirtmekte yarar vardır: Organizasyondaki mevcut personelin gerçek anlamda bir tedarik kaynağı olabilmesi için atama kararı vermeden önce pek çok elemanın gözden geçirilip, her birinin işte ne dereceye kadar başarılı olacağının saptanması gerekir. Bir seçim işlemi yapılmadığı taktirde bu atama ancak bir “yerleştirme” işlemi olarak nitelenebilir. Bir firma için dış kaynaklar, halen firmada çalışan personel dışında kalan ve çalışma istek ve gücünde olan herkes ve bunların bulunabileceği yerlerdir. Firma dış kaynaklardan özellikle, giriş düzeyindeki , yedeği olmayan daha üst düzeylerdeki ve yeni açılan, dolayısı ile firma içinde yetiştirilme olanağı bulunmayan pozisyonların doldurulmasında yararlanır.
Tipik olarak dış kaynaklar aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir :
- Her düzeyde ve alanda okullar
- Rakipler ve diğer firmalar
- İşsizler
- Kendi hesabına çalışanlar
- Emekliler
- Ev kadınları ve öğrenciler.
- Taşeron firmalar
- Diğer kaynaklar (Resmi ve özel okullar dışında, çeşitli kurslar, hükümet destekli eğitim programları, ordu, yurt, bakımevi ve diğer sosyal kuruluşlar)
C. ADAY SAĞLAMA YOLLARI
Belirli bir pozisyonun doldurulması için seçim yapılmadan önce, uygun nitelikte personelin seçilmesine elverecek büyüklükte bir aday havuzunun oluşturulması gerekir. Aday havuzunun oluşturulması, pozisyonun iç veya dış kaynaklardan sağlanması durumuna göre büyük farklılıklar gösterir.
İç kaynaklardan aday sağlama, kurumsal kariyer yönetiminin konusuna girmektedir. Bu kısımda, dış kaynaklardan aday sağlama yolları ele alınacaktır. Aday sağlama yolları, firmanın büyüklüğüne, doldurulacak pozisyonun niteliğine ve yukarıda belirtilen kaynaklardan hangilerinden yararlanılacağına göre değişir. Belirli bir pozisyon için adaylar, aşağıdaki yollardan biri veya birkaçı kullanılarak sağlanabilir :
1. İş duyuruları
Firma, doldurmayı planladığı pozisyon ile ilgili bir iş duyurusu yapabilir. Bu duyuruda, firma ve pozisyon (iş profili) ile ilgili bilgiler, aranan elemanda bulunması gereken ve tercih edilen nitelikler, çalışma koşulları, başvuruların nereye, ne zaman ve ne şekilde yapılacağına ilişkin bilgiler yer alır. İş duyurusu, birçok araçla yapılabilir. Başlıca araçlar aşağıda belirtilmiştir :
- Gazete ve dergi ilanları,
- Firmanın web sitesine konulan ilanlar,
- İnsan kaynakları sitelerine verilen ilanlar,
- İşyerine asılan ilanlar,
- Okul, askeri birlikler, mesleki kuruluşlar vb. yerlere asılan ilanlar,
- El ilanları,
- Posta ile yapılan ilanlar,
- Radyo ve televizyon ile yapılan ilanlar.
İş duyurusunun hangi bilgileri içereceği ve hangi araçlarla yapılacağı, pozisyonun düzeyine ve yararlanılacak kaynaklara göre değişebilir. Önemli olan aday havuzuna, personel seçimine elverişli ölçüde aday başvurusunu çekebilmektir. İş duyurusunun yapılmasında kullanılan araçların çeşitleri ve önemleri, teknolojik gelişime paralel olarak değişmektedir. Günümüzde internet ortamında yapılan duyurular giderek artmaktadır. Kuşkusuz teknolojideki yeni gelişmeler, kullanılan araçların cinsini ve önemlerini de değiştirecektir.
2. Kendiliğinden başvurular ve firma veri tabanı
Firmanın talep ve duyurusu olmadan, mektup, faks, e-mail ile yazılı olarak talepte bulunanlar (write-ins) veya şahsen firmaya gelerek iş başvurusunda bulunanlar (walk-ins), aday sağlamada önemli bir kaynaktır. İnsan kaynaklarına önem veren firmalarda, çeşitli yollarla firmaya kendiliğinden başvuranların özgeçmiş/başvuru formları bir ön incelemeden geçirilir. Bu inceleme sonucu, boş bir pozisyon olmasa bile, eğer o kişinin gelecekte firmada değerlendirilme olanağı varsa, aday personel veri tabanına alınır. Benzer şekilde iş duyuruları sonucunda firmaya başvurup da, kendisinden daha iyi nitelikli bir adayın bulunması nedeniyle o an için istihdam edilemeyen, ancak aranan nitelikleri karşılayan adaylar da sonraki gereksinimler için aday personel veri tabanına kaydedilirler. Firmaların oluşturdukları aday veri tabanları, genellikle duyuru yoluna gitmeden önce başvurdukları önemli bir kaynaktır. Bu yüzden bireylerin iş başvurularına olumlu cevap alamamaları, gelecekteki pozisyonlar için de şanslarını yitirdiği anlamına gelmemektedir. (Tabii ki firmanın aradığı şartları karşılamak koşuluyla.)
3. Personelin ve tanıdıkların tavsiyeleri
Doldurulacak pozisyonlar için personel ve tanıdıkların tavsiyeleri, iyi bir kaynaktır. Eski ve mevcut çalışanlar, müşteriler, ortaklar, satıcılar vb. aday tavsiyesinde bulunabilirler. Aday sağlamada bu tür tavsiyelerin birçok yararı vardır. Özellikle personel bulmanın güç olduğu işlerde, personelin benzer işlerde çalışanları tanıma ve önerme olasılığı yüksektir. Bu şekilde sağlanan adaylar, iş ve firma hakkında çok daha gerçekçi bilgiye sahip olduğundan seçilen adayın işte kalma süresini artırıcı bir etki yaratmaktadır. Tavsiye eden kişi, hem işi bildiği, hem de önerdiği adayı tanıdığı için işe uygun adayların bulunma olasılığı artmaktadır. Son olarak önerilen adayın, kendisini tavsiye edenin “yüzünü kara çıkarmak” istememesi de, daha iyi performans göstermesine neden olmaktadır. Diğer yandan bu yöntemin bazı sakıncaları da mevcuttur. Eğer tavsiye eden, işi ve gerekli nitelikleri yeterince bilmiyorsa uygun olmayan adayları önerebilir. Ayrıca kişilerin tanıdıkları hakkında objektif değerlendirme yapmaları zordur. Bazen kişiler yakınlık ve arkadaşlık ile işi birbirine karıştırabilir, sevdiklerini ve yakınlarını niteliklerine bakmaksızın o pozisyon için önerebilirler. Günlük kullanımı ile “torpil” veya “hamili kart yakinimdir” uygulamalarına yol açma olasılığı vardır. Ayrıca, personelin yetersiz olduğunu bildiği adayları, kendi konumunu güçlendirmek amacıyla önermesi biçiminde öneri sistemini kötüye kullanması söz konusu olabilir.
4. Türkiye İş Kurumu
Ülkemizde resmi iş ve işçi bulma görevi , 1475 sayılı iş kanununun 83. Maddesi gereğince “İş ve İşçi Bulma Kurumu”na verilmiştir. Bu kurum son yasal düzenleme ile “Türkiye İş Kurumu (TİK)” adını almıştır. Firmalar, gereksinim duyduğu personeli, TİK’dan, aradığı nitelikleri de belirterek talep edebilir. Ancak TİK aracılığı ile gelen adayların mutlaka işe alınması zorunluluğu yoktur. Özel kuruluşların TİK’dan yararlanmaları isteğe bağlı olmakla birlikte; iş kanunu gereğince belirli oranlarda istihdamı zorunlu olan, özürlü, eski hükümlü, gazi veya şehit yakını gibi personelin, TİK aracılığı ile ya da onayı ile temin edilmesi zorunludur.
TİK, alt düzey pozisyonlar için başvurulabilecek bir kaynak ise de, günümüzde nitelikli personelin TİK’na başvurmaması sonucu, daha üst düzey pozisyonlar için bir kaynak olamamaktadır.
5. İnsan kaynakları firmaları
Firmaların aday araştırma işlemlerini, bu konuda uzmanlaşmış insan kaynakları firmaları ile ”outsource” etmeleri giderek yaygınlaşan bir uygulamadır. İnsan kaynakları firmaları, gerek kendi bünyelerinde oluşturdukları aday veri tabanlarından gerekse, o pozisyona özgü olarak yaptıkları iş duyurularına gelen özgeçmişlerden yararlanarak bir aday havuzu oluştururlar. İnsan kaynakları firmaları aday havuzunu, eleman ihtiyacı olan firmanın bildirdiği iş profilini ve pozisyonun gerektirdiği nitelikleri gözönünde bulundurarak, özgeçmişler üzerinde yaptıkları ön inceleme ile oluştururlar. Özgeçmişlerin, istenilen pozisyona uygunluk derecesine göre, genellikle adaylar ile ön görüşme yaparlar ve bu görüşmede de uygun bulunan adayları, “kısa liste(short list)” ile eleman arayan firmalara bildirirler. Sonraki aşamalar eleman arayan firma tarafından yürütülür. Gerek bünyelerinde oldukça geniş aday veri tabanlarının bulunması, gerekse aday araştırma ve değerlendirme konusunda uzmanlık sahibi olmaları, insan kaynakları firmalarını özellikle nitelikli personelin bulunmasında önemli bir kaynak haline getirmiştir.
6. İnsan kaynakları siteleri
Teknolojik gelişmelere paralel olarak, aday sağlama yollarında da büyük değişimler oluşmaktadır. Bunun en somut örneği, bu amaçla faaliyet gösteren insan kaynakları web siteleridir. Aday sağlamada gelişmiş ülkelerde oldukça yaygın olan internet kullanımı ve insan kaynakları siteleri, günümüzde oldukça yaygın kullanım alanı bulmaktadır. Firmalar bu sitelerden, istedikleri nitelikteki personeli odukça düşük bir maliyetle bulabilmektedir. Bu siteler, bünyelerinde bulundurdukları özgeçmişler ile firmaların istedikleri nitelikte aday bulmalarına olanak sağlayan birçok özelliklere sahiptir.
7. Sendikalar ve mesleki kuruluşlar
Sendikalar ve mesleki kuruluşlar, üyelerine iş bulmak amacı ile çeşitli faaliyetlerde bulunurlar. Genellikle iş arayan üyelerinin özgeçmişlerini bulunduran bu tür kuruluşlardan, pozisyonun niteliklerini karşılayabilecek potansiyel adayları temin etmek mümkün olabilir.
8. Okullar ve okul ziyaretleri
Firmaların özellikle başlangıç düzeyi pozisyonları için önemli bir başvuru kaynağı okullardır. Bu amaçla firmaların kullandığı yöntemlerden biri, daha önce değinildiği gibi, iş duyurularını okul ve üniversitelere göndererek, öğrencilere duyurulmasını sağlamaktır. Bu tür duyurular genellikle öğrenci duyuru panolarına asılır. Bir diğer yöntem, okul ziyaretleridir. Genellikle öğrenim döneminin sonlarına rastgelen aylarda “kariyer günleri” gibi etkinlikler düzenlenir. Bu etkinliklerin amacı, firmaların ilgili okullarda kendilerini tanıtarak ve iş/kariyer olanakları hakkında bilgi vererek potansiyel bir aday kitlesi yaratmaktır. Bu tür etkinliklerde firmalar, ilgilenen öğrencilere iş başvuru formu doldurtarak, aday havuzlarını genişletmeye çalışır. Üniversiteler dışında, çeşitli mekanlarda (otel, kongre merkezleri vb.) düzenlenen “kariyer günleri”, “kariyer fuarı” gibi etkinlikler de, üniversiteden yeni mezun olanlar/olacaklar ile firmaları bir araya getiren organizasyonlardır. Aday sağlamada diğer bir yöntem, okul/üniversitelerin kendi mezunlarına iş bulmak amacıyla oluşturdukları “kariyer merkezleri”dir. Bu merkezlerden adayların özgeçmişlerine ulaşmak mümkündür. Ayrıca okullardaki işletme klüpleri de benzer faaliyetler göstermektedir. İlgili bölüm başkanlarından veya öğretim üyelerinden de, öğrencilere ilişkin bilgi edinmek mümkündür.
9. Zorunlu hizmet uygulamaları
Zorunlu hizmet karşılığı eğitim olanağı sağlayan firmalar için eğitimini tamamlayan öğrenciler de bir personel kaynağıdır. Genellikle çok başarılı öğrencilere zorunlu hizmet karşılığı burs verme şeklinde gerçekleştirilen bu uygulama ile firmalar, oldukça yetenekli gençleri bünyesine çekebilmektedir.
10. Staj uygulamaları
Staj uygulaması öğrencilerin, teorik olarak öğrendikleri konuların iş hayatındaki uygulamalarını görmek ve deneyim kazanmalarını sağlamak amacıyla belirli bir süre ile firmalarda çalışmalarını içerir. Staj yapan öğrenciler, bir yandan deneyim kazanırken, firmalar da bir anlamda geçici personel ihtiyaçlarını karşılar. Ancak firmalar açısından staj uygulamasında asıl önemli olan, stajyerler arasından sürekli olarak işe alınabilecek uygun nitelikte potansiyel adayların belirlenmesine olanak sağlamasıdır.
11. Diğer yöntemler
Aday bulma konusunda diğer yöntemlerden biri, ülkemizde az kullanılmakla birlikte, “telefonla aday bulma”dır. Bu yöntemde olası adaylarla telefonla görüşülerek iş için başvurmaları istenmektedir. Bu yöntemde, kişi firmaya herhangi bir başvuru yapmamıştır, ancak kişiye telefon edilerek açık pozisyon hakkında bilgi verilmekte, böylelikle o kişinin pozisyona başvurması sağlanmaktadır.
Özellikle nitelikli işlerde, aday sayısının az olması durumunda iş aramayan adayları da cezbetmek amacı ile kullanılan bir yöntemdir. Yukarıda firmaların açık pozisyonları için aday sağlamada kullandıkları yöntemler ana hatları ile incelendi. Bu yöntemlerin gelecekte, teknolojik gelişmelere bağlı olarak değişeceği, açıktır. Firmaların aday araştırmada kullandıkları yöntemler, bireylerin “iş olanaklarının araştırılması” faaliyetlerine de ışık tutacaktır.
D. İŞE ALIM AŞAMALARI
İşe alım aşamalarını, adayın henüz dahil olmadığı ön hazırlıklar ve adayın katıldığı işe alım aşamaları olarak ikiye ayırabiliriz. Literatürde personel seçimi konusunda sadece adayın dahil olduğu işe alım aşamaları açıklanmaktadır. Konuya firma açısından bakıldığında, bu aşamalardan önce gelen bazı ön hazırlıklar vardır. Bu ön hazırlıklar seçim sürecinin bir parçasıdır ve seçim sürecini büyük ölçüde etkiler.
1. Ön Hazırlıklar
Kurumsallaşmasını belirli bir noktaya getirmiş firmalarda, işe alım (personel seçme ve yerleştirme) aşamaları belirli kurallara bağlanmıştır. Bu kurallar firmanının büyüklüğüne, faaliyette bulunduğu sektöre ve bağımsız bir şirket ya da grup (holding) şirketi olup olmamasına göre farklılıklar gösterir. Örneğin grup şirketlerinde işe alımın bazı aşamalarında grup (holding) merkezi ile birlikte çalışmak gerekebilir. Bu durumda işe alım aşamaları da farklılık gösterir. Aşağıda, kurumsallaşmış bağımsız bir firmada yapılan ön hazırlıklar ana hatları ile ele alınmıştır:
a. Personel istek formunun doldurulması
Firmaya bir personel alınması için, öncelikle böyle bir ihtiyacın ortaya çıkması gerekir. Personel ihtiyacı, :
- Mevcut bir pozisyonun boşalması (personelin işten ayrılması, terfi, nakil vb.nedenlerle)
- Bölümdeki iş yükünün artması,
- Yeni bir pozisyonun açılması ile ortaya çıkar. Normal olarak bölümdeki iş yükünün artması ve yeni bir pozisyonun açılması durumlarının önceden tahmin edilmesi ve bütçelenmesi gerekir. Böyle bir durumda bölüm yöneticisinin personel isteği, işletme bütçesine dayanacağından ek bir açıklama yapılmasına gerek duyulmaz. Ancak bu durumlar bütçenin onaylanmasından sonra ortaya çıkmışsa, personel isteğinde bulunan bölüm yöneticisinin, personel isteğinin gerekçesini, istek formuna ayrıntılı olarak yazması gerekebilir. Personel istek formu, ilgili bölüm yöneticisinin hangi pozisyona, hangi niteliklerde, ne zaman ve ne gerekçeyle bir personel istediğini insan kaynakları (İK) bölümüne ilettiği bir formdur. Personel isteğinin yazılı yapılması, firma içinde sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemesi bakımından yararlıdır.
b. İş Profilinin çıkarılması
Firmaların çalışanlarına iş güvencesi sağlamak ve işgücüne güvenebilmek için işe uygun insan alımına büyük özen göstermesi gerekir. Bunun sağlanması ise diğer ön hazırlıklarla birlikte büyük ölçüde iş profilinin çıkarılmasına bağlıdır. İş profilinin çıkarılması, o dönem için işin çerçevesinin (genel görev ve sorumluluklarının) ve iş gereklerinin (niteliklerinin) belirlenmesidir. Bu aşamada iş gerekleri içinde etkili performans için önemli sayılan yetkinlikler ve bunların düzeyleri de belirlenir. Firmanın yazılı iş tanımları ve iş niteliklerinin bulunması, iş profilinin çıkarılmasında büyük kolaylık sağlar. Çünkü iş profili bir anlamda yapılacak işin ve bu işi yapacak kişinin kısaca tarif edilmesidir. İş profili, işe alımın sonraki aşamalarında İK bölümüne ışık tutan oldukça yararlı bir araçtır. Bu profil, iş duyurusu yapılırken, özgeçmişler incelenirken ve ön görüşme yapılırken gözönünde bulundurulur. İş profilinin çıkarılması, ilgili bölüm yöneticisi ve İK bölümünce işbirliği içinde yapılır.
c. Personel alımının onaylanması
İK bölümünün işe alım işlemlerini başlatabilmesi için, personel istek formunun onaylanması gerekir. Bu formu onaylama yetkisi firmanın yapısına göre farklılık gösterebilir. Ancak en azından bütçe bölümü ile firma yönetiminin onay vermesi gerektiğini söyleyebiliriz. Bütçe bölümü, personel isteğinin bütçede olup olmadığını kontrol eder. Nihai onay yetkisi firma yönetiminindir. Kurumsallaşmış firmalarda firma yönetiminde yer alan pozisyonların, hangi düzeye kadar personel alımına yetkili olduğu, yazılı kurallara bağlanır. Dolayısı ile personel istek formları da bu pozisyonlar tarafından onaylanır.
d. Seçim yönteminin belirlenmesi
- Firmalar tüm işe alımlar için tek bir seçim yöntemi kullanmazlar. Yine kurumsallaşmış firmalarda, hangi tür pozisyonlar için hangi tür durumlarda ne tür bir seçim yönteminin uygulanacağı da kurallarla belirlenmiştir. Firmaların seçim yöntemini etkileyen kriterler aşağıda belirtilmiştir :
- Personel ihtiyacının miktar, nitelik ve aciliyeti,
- Yöntemin uygunluğu, maliyeti,
- Seçim için kullanılacak elemanların varlığı,niteliği,
- Yöntemin geçerlik ve güvenilirliği,
- Adayların seçim yöntemi ile ilgili tutumları.
Firmanın İK bölümü, personel istek formu ve iş profilindeki bilgileri dikkate alarak, firmanın personel seçimi ile ilgili kurallarına uygun en etkin seçim yöntemini belirler. Bu seçim yönteminde, hangi personel kaynaklarına başvurulacağı ve aday sağlamak için hangi yolların kullanılacağı da belirlenir.
e. İş duyurusunun yapılması
Firmanın İK bölümünün belirlediği seçim yöntemi, bir iş duyurusunun yapılmasını gerektiriyorsa, yapılacak alım uygun araçlarla potansiyel adaylara duyurulur. İş duyurusunun ne şekilde ve hangi araçlarla yapılacağı, seçim yöntemi belirlenirken kararlaştırılmış olmalıdır.
2. İşe alım aşamaları
Personel seçiminde firmalar, iki tür yaklaşım sergileyebilir. Bütüncül yaklaşımda ilk elemeyi geçen adaylar tüm aşamalara tabi tutulurlar. Böylece adaylar hakkında daha çok bilgi toplanarak daha isabetli kararlar verilir. Elemeci yaklaşımda ise, her bir aşamada yetersiz görülen adaylar elenir. Aday sayısının çok olduğu ve edinilen bilgilerin adayların yetersizliğini açıkça gösterdiği durumlarda benimsenen bir yaklaşımdır. Ülkemizdeki uygulamalarda genellikle elemeci yaklaşım benimsenmektedir. Bu yüzden aşamalar açıklanırken bu yaklaşım esas alınacaktır. Firmanın İK bölümü, işe alım için ön hazırlıkları yaptıktan sonra, işe alımın adayın da dahil olduğu aşamalarını uygulamaya geçirir. Genel olarak işe alım aşamaları aşağıdaki gibidir:
a. Başvuruların kabulu ve aday araştırması
Eğer personel alımı için bir ilan verilmişse, ilanda belirtilen süre sonuna kadar gelen özgeçmişler/doldurtulan iş başvuru formları, o pozisyon için açılan bir dosyada toplanır. O yüzden bir ilanda, pozisyonun yanında bir de referans numarası verilmişse, ön mektupta bu referans numarasını yazmalısınız. Özellikle ilanda birden fazla pozisyon yer alıyorsa, hangi pozisyon için başvurduğunuzu ve varsa referans numarasını belirtilmenizde yarar vardır. Firmanın İK bölümü, bir yandan iş duyurusuna gelen özgeçmişleri toplarken, aday havuzunu genişletmek için önceki başvuruları içeren aday personel veri tabanını da tarar. Oradan uygun olabilecek özgeçmişleri de, o pozisyon için açılan dosyaya ekler. Eğer o pozisyon için bir duyuru yapılmamışsa, firma veri tabanı aday araştırması için en önemli kaynak haline gelir. Gerekirse firma, iç duyuru yaparak, aday havuzunu genişletmeye çalışır. Özetle firma, daha önce belirtilen tüm personel kaynaklarından, tüm aday sağlama yollarını kullanarak aday havuzunu oluşturabilir. Bu aşamada firma İK bölümü, daha önce belirlediği seçim yöntemindeki personel kaynaklarına ve aday sağlama yollarına başvurarak, o pozisyon için bir aday havuzu oluşturur.
b. Ön inceleme
Firma İK bölümü, aday havuzunda toplanan tüm özgeçmiş ve iş başvuru formlarını, personel istek formu ve iş profilindeki bilgiler ışığında bir ön incelemeye tabi tutar. Bu incelemenin amacı, iş niteliklerine (eğitim, tecrübe, yetkinlikler ve diğer iş gerekleri) uygun olmayan adayların elenmesidir. Bu konuda bazı firmalar çok katı olabilirken, bazı firmalar daha esnek davranabilmektedir. Kuşkusuz bu, pozisyonun niteliğine ve aday havuzunun genişliğine de bağlıdır. Ön incelemenin sonucunda uygun görülen adaylar, ön görüşmeye çağrılır. Dolayısı ile daha ilk inceleme aşamasında elenmemek, adayın mevcut özelliklerini özgeçmişine en iyi şekilde yansıtmasına bağlıdır.
c. Ön görüşme
Literatürde ön (ilk) görüşmenin, başvurunun kabülü sırasında yapıldığı, bu görüşmede uygun görülenlere iş başvuru formu doldurtulduğu, evrak ve belgeler üzerinde incelemenin ise daha sonra yapıldığı belirtilmektedir. Ancak ülkemiz koşullarında bu sıra işlememektedir. Özellikle iş duyurusu yapıldıktan sonra yapılan başvuruların çokluğu gözönünde bulundurulursa bu durumun nedeni kolaylıkla anlaşılır. Gelişmiş ülkelerde iş başvuru formunun doldurtulması bir seçim aşaması olarak algılanıyorsa da ülkemizde bu form, özgeçmiş yerine geçmektedir. Ayrıca genellikle bu forma adayın bazı taahhütleri ve işe alımın onay bilgileri de eklendiği için, daha çok adayın işe başlatılması sırasında anlam kazanan bir belge niteliğine bürünmüştür.
Ön görüşmenin başlıca amaçları aşağıda belirtilmiştir :
- Adaya firma ve iş hakkında kısa bir bilgi vermek,
- Özgeçmişte yazılan bilgileri teyit etmek,
- Özgeçmişte yazılı konular hakkında daha detaylı bilgiler almak,
- Özgeçmişte belirtilmeyen, ancak iş nitelikleri açısından önem taşıyan noktaları aydınlatmak ,
- Adayın genel görünüşü, tutum ve davranışları, kişilik özellikleri
- Motivasyonu hakkında fikir sahibi olmak,
- Adayın işten beklentilerini öğrenmek ve sorularını cevaplandırmak.
Ön görüşme genellikle İK bölümü tarafından yapılır. Bazen bu görüşmelere, personel talep eden bölümün yetkilileri de katılır.
Aday sayısı çok olduğu için genellikle yapılandırılmış bir görüşme tekniği uygulanır. İK danışmanlık firmaları aracılığı ile yapılan işe alımlarda ön görüşme genellikle bu firmalar tarafından yapılır. Ön görüşme sonunda elde edilen bilgiler, görüşme sırasında veya hemen sonrasında yazılı hale getirilir. Ön görüşme sonuçlarının değerlendirilmesi, ön görüşmeye katılan tüm adaylarla görüşüldükten sonra yapılır. Ancak adayın pozisyon için yetersiz olduğu görüşme sırasında kesin olarak anlaşılmışsa, görüşmeler sonrası yapılacak genel değerlendirmeye alınmayabilir. Ön görüşme sonuçlarının genel değerlendirmesinin birarada yapılması, adaylar arasında karşılaştırma yapılmasına olanak sağlar. Bu değerlendirmede özgeçmişlerle birlikte, ön görüşme sırasında veya sonrasında adayla ilgili alınan notlar dikkate alınır. Ön görüşmede birden fazla görüşmeci yer almışsa, hepsinin aldığı notlar birarada değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda sınav/test uygulamasına tabi tutulacak adaylar belirlenir.
d. Sınav/test uygulaması
Sınav/test uygulaması adayların; bilgi, zeka, yetenek, kişilik özellikleri vb. hakkında objektif veriler sağlar. Görüşmeler, aday hakkında görüşmecinin bakış açısıyla bilgi verirken, sınav/test uygulamaları doğrudan bilgi verirler. Ancak burada sınav/test araçlarının, ölçülmek istenen özellik hakkında güvenilir bir bilgi vermesi için, uzman kişiler tarafından hazırlanmış, ayrıca testin geçerlik ve güvenirliliğin kanıtlanmış olmasının gereği açıktır. İşe alımlarda sınav/test uygulamaları gelişmiş ülkelerde işe alımlarda oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. Yukarıda belirtilen türlerden başka ilgi, yorgunluk ve monotonluk, güç ve hız, tutum gibi birçok özellik testlerle ölçülebilmektedir. Ancak ülkemizde işe alımlarda, işe giriş sınavları içerisinde kullanılan bilgi ve genel yetenek testleri dışında çok fazla uygulama alanı bulamamaktadır.
Bunda testlerin uzmanlık gerektirmesi ve ilk görünüşte pahalı gelmesi büyük rol oynamaktadır.
Seçim sınavı yerine psikoteknik testleri uygulamanın başlıca yararları aşağıda belirtilmiştir :
- Testler sonuçları standart hale getirir ve sayısallaştırır,
- Testlerle değişik bireysel özelliklerin ölçümü mümkündür,
- Testlerle sadece işe göre değil, kişi-iş uyumuna dönük değerleme yapılır,
- Testler yardımı ile seçim sonrası çalışmalar planlanır,
- Testler, seçim ve seçim sonrası maliyetleri düşürür.
Bu testlerden özellikle kişilik testleri, işin gerektirdiği kişilik özellikleri ile adayın kişilik özelliklerinin uygunluğu hakkında değerli bilgiler sağlar
Alıntıdır |
|
 |
|
