ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedür; kalite yönetim sisteminde, muhtemel uygunsuzlukların sebeplerinin ortadan kaldırılması amacıyla önleyici faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenerek kaydedilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri belirlemektir.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemini uygulayan tüm birimleri ve tüm önleyici faaliyetleri kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Uygunsuzluk : Belirlenmiş şartlara uymama,
Önleyici Faaliyet : Uygunsuzluk oluşmadan önce, muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek için gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Örneğin; eğitim, eksik dokümantasyonun tamamlanması, revizyon, iş akışının değişmesi, v.b. gibi.
ÖF : Önleyici Faaliyeti,
KK : Kalite Konseyi ifade eder.

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.3. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.5. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Genel
Uygunsuzluk oluşmadan önce muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek amacıyla, potansiyel uygunsuzluğun sebebini veya diğer istenmeyen durumların giderilmesine yönelik, ilgili birim tarafından oluşturulan program dahilinde planlı bir önleyici faaliyet hazırlanır ve uygulanır.

6.2. Önleyici Faaliyetler
Bir uygunsuzluğa ilişkin önleyici faaliyet gerektiğine yönelik talepler veya tespitler aşağıda belirtilen bilgi kaynakları vasıtasıyla elde edilebilir.
-Prosedürlerle ilgili bilgi kaynakları,
-Müşteri şikayetleri ile ilgili bilgi kaynakları,
-Kalite iç ve dış tetkik bilgileri,
-Yönetimin gözden geçirmesi toplantıları,
-Kalite kayıtları bilgileri,
-Anketler,
-Çalışanların önerileri,

6.2.1. Önleyici faaliyetler Ordu Tarım İl Müdürlüğü çalışanları tarafından potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin oluşmaması için, KYS ve Ordu Tarım İl Müdürlüğü faaliyetlerinin etkinliğinin artırılması için önerilir.

6.2.2. Ordu Tarım İl Müdürlüğünde, önleyici faaliyet, öneride bulunan tarafından “Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu” doldurularak, gelen evrak kaydına alındıktan sonra ilgili Şube Müdürüne iletilir. Şube Müdürü tanımlanan uygunsuzlukla ilgili gerekli ayrıntılı incelemeyi yapar, sebeplerini, alınacak önlemleri araştırır, tespitini yapar ve nedenleri incelenir. Değerlendirmede öneriler de dikkate alınarak KYS şartları, yasal şartlarda (mevzuat, görev ve yetki, bütçe imkanları, personel v.b.) göz önünde bulundurulur.

6.2.3. En geç 5 işgünü içinde gerekli önleyici faaliyetler planı, öngörülen gerçekleşme ve bitiş tarihi faaliyeti uygulayacak personel belirlenerek Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu'nun ilgili kısmına kaydedilir ve yazılır.

6.2.4. Önleyici faaliyet başka bir birimin görev alanını da kapsıyorsa, durum bir üst yazı ile ilgili birime bildirilir (formlar gönderilmez), İlgili birimce işlemler bu prosedüre göre yürütülür ve takip edilir. Sonuçta yazının geldiği birime bilgi verilir.
6.2.5. Önleyici faaliyetlerin planlama sırasında karşılaşılacak her hangi bir problem ilgili Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı veya İl Müdürü tarafından çözüme kavuşturulur.
6.2.6. Büyük yatırım gerektiren önleyici faaliyetler İl Müdür Yardımcısı / İl Müdürünün onayı ile başlatılır. Bu tür önleyici faaliyetlerin yürütülmesinden İl Müdür Yardımcısı sorumludur. Büyük yatırım gerektirmeyen ve mevcut olanaklar ile temin edilebilecek önleyici faaliyetler İlgili Şube Müdürünün onayı ile başlar ve yürütülmesinden ilgili Şube Müdürü sorumludur.
6.2.7. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı sonucu alınan kararlar gereğince başlatılacak önleyici faaliyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak başlatılır ve takip edilir
6.2.8. Tamamlanan önleyici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi veya Kalite Konseyinden iki üye, ilgili Şube Müdürü ve önleyici faaliyet sorumlusu/sorumluları tarafından, yerinde yapılan inceleme ile doğrulanır. Bu doğrulama Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu’nun ilgili bölümünde işaretlenir. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formundaki doğrulama ile ilgili kısım işaretlenip, kapatma ile ilgili açıklamalar yapılarak önleyici faaliyet kapatılır.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz.

6.2.9. Üst Yönetim ve Kalite Yönetim Temsilcisi kalite yönetim sistemini etkileyen her türlü durumda önleyici faaliyet isteğinde bulunabilir.

6.2.10. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, önleyici faaliyet talepleri Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesine kayıt edilerek takip edilir. Uygunsuzluğun giderilmesini takiben doğrulanır. Önleyici faaliyetler ile ilgili değerlendirmelerini ve sonuçlarını yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında sunar.

6.2.11. Tüm birimler önleyici faaliyetlere ilişkin çalışmalarını 3 aylık olarak düzenlenen Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu ile KK’ye bildirirler.

6.2.12. İç ve dış tetkiklerde saptanan uygunsuzluklar İç Tetkik Prosedürü’ne göre yürütülür. İç ve dış tetkiklere istinaden başlatılan önleyici faaliyetlerin sorumluluğu ilgili şube müdüründe, izlenmesi ise Kalite Yönetim Temsilcisindedir.

6.2.13. Müdürlüğümüz çalışanlarınca; yürütülen hizmetlere ilişkin geliştirilen öneriler Öneri Formu kullanılarak alınır. Kalite Konseyine yapılan müracaatlar da öneri formları ilgili birime üst yazıyla bildirilir.

6.2.14. Önleyici faaliyetle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre ilgili Birim Kalite Konseyi/Kalite Konseyi dosyasında muhafaza edilir.

6.2.15. Önleyici Faaliyet neticesinde ortaya çıkan doküman değişiklikleri, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

7. KAYITLAR

7.1. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu (F:16)
7.2. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesi (F:17)
7.3. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu (F:18)

 

 

UYGUN OLMAYAN ÜRÜNÜN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

 

1- AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Kalite Yönetim Sisteminde ve İl Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların tespiti ve uygun olmayan hizmetin kontrol altında tutulması, değerlendirilmesi ve ortadan kaldırılması için bir yöntem belirlemektir.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemini uygulayan tüm birimleri ve uygun olmayan tüm hizmet faaliyetlerini kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
3.1. Uygunsuzluk:
3.1.1. Yapılmakta olan işlerin ilgili prosedürlere uygun olmaması,
3.1.2. Gerekli prosedür ve talimatların bulunmaması veya prosedürlerin uygulamaya uygun olmaması,
3.1.3. Hizmet verilen kesim ve İl Müdürlüğü çalışanlarının şikayetleri gibi sunulan hizmetin önceden belirlenen kalite sistemi eleman ve kriterlerinden sapması olarak tanımlanmaktadır.
3.2. Uygun Olmayan Hizmet: Kurumun vermiş olduğu hizmetlerin yasal şartlar ile KYS şartlarına uygun olmamasıdır.
KYT : Kalite Yönetim Temsilcisi
KYS : Kalite Yönetim Sistemi

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.2. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05)
4.3. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)
4.4. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
4.5. Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Evrak Yönetmeliği

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
Ordu Tarım İl Müdürlüğünce sunulan hizmetler birimlerin ilgili servislerinde görevlendirilen personel tarafından ilgili Yasala Mevzuat ve KYS dokümanlarına uygun olarak yapılır.
Resmi yazışmalar “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” doğrultusunda yapılmaktadır. Gelen ve giden evrak kayıt, posta ve zimmet işlemleri “Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Evrak Yönetmeliği”ne göre yürütülmektedir.
Uygunsuzluğun tespit edildiği durumlarda, hizmete ilişkin dokümanlarda yer alan yetkili kişilerce uygunsuzluklar giderilir.
Herhangi bir nedenle beklemeye alınan evrak, işleme yanlışlıkla girmesinin önlenmesi için tüm personelin masasında bulunan, “Bekleyen Evrak” sepeti veya dosyasında tutulur. Bekleyen evrak üzerine de bir not iliştirilerek, bekleme nedeni yazılır.

6.1. Hizmetlerimizin sunumu sırasında gerçekleştirilen tüm faaliyetler; Yasal Mevzuat, Kalite Prosedürleri, hizmet gerçekleştirme proseslerinde ve talimatlarında belirtilen özelliklere uygunluğu açısından, bu proseslerde/prosedürlerde belirtilen yetkililer tarafından kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmezse, imza veya paraf ile bir sonraki adıma iletilir. Yetkili kişi tarafından evrak üzerine atılan imza veya paraf, gelinen adıma kadar ki tüm işlemlerin uygun kabul edildiğinin göstergesidir.

6.2. Yapılan kontrol sonucunda uygunsuzluğun tespiti halinde; uygunsuzluk sadece yazım, imla, ifade bozuklukları gibi biçimsel hatalarsa, kontrol eden ( görevli personel, Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, İl Müdürü) tarafından bu biçimsel hatalar yazı üzerine not edilerek veya üzerine açıklama yapılarak ilgili adıma geri iletilir. Düzeltme işlemini müteakip, hatalı evrak imha edilir, yeniden düzenlenen evrak işleme konulur. Bunlarla ilgili kayıt tutulmaz.

6.3. Eğer uygunsuzluk Yasal Mevzuat, Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, Kalite Prosedürleri, hizmet gerçekleştirme proseslerinde, işlem prosedürlerinde, talimatlarında belirtilen koşulların yerine getirilmemiş olması ise, saptamayı yapan personel tarafından Uygunsuzluk Tespit Formu doldurularak, evrak imha edilmek veya yeniden işlem tesis edilmek üzere uygunsuzluğun olduğu /oluştuğu adıma iletilerek düzeltilmesi sağlanır. Yeniden düzenlenen evrak, doğrulaması yapılarak işleme konulur.

6.4. Uygunsuzluklar konusunda anlaşmazlık olduğunda yapılacak işlem ilgili Şube Müdürü ile İl Müdürü tarafından belirlenir.

6.5. Uygunsuzluğu tespit eden personel, Uygunsuzluk Tespit Formunu iki nüsha halinde düzenleyerek, iki nüshayı da ilgili Şube Müdürüne teslim eder. Kalite Konseyinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda ise, Uygunsuzluk Tespit Formlarını Kalite Yönetim Temsilcisine teslim eder.

6.6. Uygunsuzluk Tespit formunu alan Şube Müdürü, kendi şubesindeki Birim Kalite Konseyi üyelerinden birini uygunsuzluktan sorumlu olan kişiyi uygunsuzluğu giderip gidermediğini kontrol etmesi için görevlendirir ve Uygunsuzluk Tespit Formlarından birini bu kişiye verir. Kalite Konseyinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda, Kalite Yönetim Temsilcisi, uygunsuzluğun takibi için Kalite Konseyi üyelerinden birini görevlendirir. Uygunsuzluğun ortadan kaldırılmasından, tamamlanmasından ilgili Şube Müdürü sorumludur. Yine Kalite Konseyi faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda Kalite yönetim temsilcisi sorumludur.

6.7. Uygunsuzluğun takibinden sorumlu personel tespit formlarının iki nüshasını da kapatır.

6.8. Şube Müdürünün uygunsuzluğu takip etmesi için görevlendirdiği personel uygunsuzlukları uygunsuzluk takip çizelgesine işler ve 3 aylık dönemler sonunda Kalite Konseyi üst yazı ile beraber uygunsuzluk tespit formlarının asıl nüshalarından birini ve uygunsuzluk takip çizelgesinin fotokopisini gönderir.

6.9. Uygunsuzluk takip çizelgeleri ile birimlerin gönderdikleri uygunsuzluklar, Kalite Konseyince de Uygunsuzluk Takip Çizelgesine yazılarak takip edilir. Kalite Konseyi de kendi faaliyetleri ile ilgili uygunsuzlukları Uygunsuzluk Takip Çizelgesine işler.

6.10. Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite Konseyince hazırlanan Uygunsuzluk Takip Çizelgelerini inceler ve gerekli gördüğü hususlarda Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunu doldurarak düzeltici ve/veya önleyici faaliyetleri başlatır.

6.11. İl Müdür Yardımcısı evrakların genel biçimsel hatalarını, eklerini ve ilgi yazılarını kontrol eder. Günlü, acele ve çok gizli yazıların ilgili birim ve kişilere ulaştırılması için gerekli tedbirleri alır.

6.12. Genel Evrak Servisi ve Şubelerdeki Evrak servisleri, gelen ve giden evrakların kayıt işlemlerinin ve ilgili personele dağıtımının yapılmasından, giden evrakların varsa eklerinin eksiksiz gönderilmesinden ve gerekli kayıtların tutulmasından sorumludur.

6.13. Yapılan tüm bu işlemlere ilişkin kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre Kalite Konseyi tarafından muhafaza edilir.

7. KAYITLAR

7.1. Uygunsuzluk Tespit Formu (F:14)
7.2. Uygunsuzluk Takip Çizelgesi (F:15)