Etkin İletişimin Kuralları

 

Şirket içi iletişimin aşağıdaki konularında gerekenler yapıldığı takdirde en zor durumlarda bile sorunlar asgari düzeye inebilir:

 

İletişim Planı
Yapısal değişiklik ve şirketin satışı gibi önemli durumlarda daha işin başında sağlam bir iletişim planı ve paketi hazırlanmalıdır. Bu pakette, değişimin her aşamasında çalışanlara neyin, nasıl anlatılacağı konusunda ayrıntılı planlar bulunmalıdır. 

 

Tutarlılık
İyi iletişimin temeli tutarlılıkta yatar. Belirli bir dönem içindeki iletiler arasında çelişki varsa, etkinlik azalır. İletilen mesajda verilen sözler tutulmadığı takdirde, sonraki iletiler ciddiye alınmaz.

 

Kademeli İletim
Mesajın bir resmi ve büyük toplantı ile üst yönetim tarafından doğrudan çalışanlara iletilmesi yerine, iletimi orta kademe yöneticiler aracılığı ile yapmak çoğu kez daha yararlı olur. Bu yöntemde çalışanlar, mesajın içeriğini daha rahat tartışabilir. Anlamadıkları ya da merak ettikleri konuları kendi müdürlerine çekinmeden sorabilir.

 

Zamanlama
İletişimin konusu, çalışanlar arasında daha önce söylenti ve dedikodu şeklinde yayılmışsa, bir zamanlama hatası yapılmış demektir. Özellikle olumsuz haberleri gecikmeden tüm çalışanlara iletmek endişe ve paniğin yaygınlaşmasını önleyebilir. Çalışanların şirket içindeki bir olayı, gazetelerden veya şirket dışındaki bir kaynaktan öğrenmesi ise yöneticilere duyulan güveni erozyona uğratır.

 

Geribildirim
Geribildirim (feedback) çalışanların öneri ve görüşlerini üst yönetime ulaştırılmasını ve alınan kararların daha etkin olmasını sağlar. Örneğin çalışanlar arasında yapılan bir anketin sonuçları, görüşü alınanlara bildirilmezse bir sonraki anket ilgi görmez. Şirkette verimlilik ve iyileştirmeler için öneri verenlere de muhakkak cevap yazılmalı ve önerinin nasıl değerlendirildiği anlatılmalıdır

 

İletinin "Ton"u
İfade konusuna önem verilmediği takdirde iletiden umulan yarar elde edilemez. Bir sıkıyönetim bildirisi gibi sert ifadelerle yazılmış bir yazı beklenenin tam eksi yönde etki yapar. Her tür yazılı ve sözlü iletişimde çalışanların menfaatine seslenen konulara ağırlık verilmelidir. 

 

Kaynak: Referans Gazetesi/ Faruk Türkoğlu

Etkileyici bir konuşma hazırlamak için 10 ipucu

 

1- Erken başlayın

Bir konuşma yapmak zorundaysanız, daha sonra değil, hemen işe başlayın. Hazırlanmak için ne kadar çok zamanınız olursa, kendinizden o kadar emin olursunuz.

 

2- Dinleyicilerinizi tanıyın

KİME konuşacağınız hakkında bulabildiğiniz kadar bilgi edinin. Dinleyicilerinizin ortak özellikleri nelerdir? Eğitim düzeyleri nasıldır? Bu tür sorulara ne kadar çok yanıt bulabilirseniz, konuşmanızı onların duymak isteyeceklerine o kadar çok odaklayabilirsiniz.

 

3- Orijinal olmak konusunda endişelenmeyin

Heyecanlı ve kalpten gelen bir konuşma yapar ve söylediklerinize inanırsanız, seçtiğiniz konu hakkında konuşan ilk ya da 15. kişi olmanız fark etmez. Tüm orijinalliğiniz SESİNİZdir.

 

4- Basit olun

Kısa ve öz bilgi parçacıkları, dinleyicilerin söylenenleri daha kolay algılamalarını sağlar.

 

5- Onlara bir fırsat sunun

Dinleyicilerinizin sorunlarına çözüm bulun; onların düşünce ve eylem biçimlerini zorlayacak bir iddia öne sürün ya da onlara yeni bir şey öğrenme fırsatı sunun. Konuşmanızı, sunduğunuz fırsatın çevresinde şekillendirin.

 

6- Bir diyalog yaratın

Yaptığınız işi “bir konuşma yazmak” şeklinde düşünmeyin. Bunu, sizinle dinleyiciniz arasında bir diyalog yaratmak olarak değerlendirin.

 

7- Dinleyiciyi konuşmanın içine alın

Diyalog hissini yaratmak için dinleyicinizle etkileşimde bulunun. Onlara soru sorun (“Kaçınız bu konuda hemfikir?”); yapacak iş verin (“Bir sonraki gerçeği yazmanızı istiyorum…”).

 

8- Kendinizi dinleyin

Konuşmanızın kulağa nasıl geldiği, nasıl okunduğundan daha önemlidir. Konuşmanızı göze değil, kulağa hitap edecek biçimde oluşturun.

 

9- Prova, prova, prova!

Konuşmanızı mümkün olduğunca sık prova edin; sürekli tekrarlayın. Böylece, mükemmel bir sunum yapabilirsiniz.

 

10- Eğlenin

Konuşmanızı oluşturma sürecinin kolay ve zahmetsiz geçmesine özen gösterin. Süreci eğlenceli kılarsanız, bu durum konuşmanıza da yansır ve süper bir sunum yapmış olursunuz!

Karşınızdakini konuşarak ele geçirin!

 

İyi bir konuşmanın açamayacağı kapı olmadığı gibi üstesinden gelemeyeceği zorluk da yoktur. Peki iyi konuşmanın sırrı nedir? İşte size başarının yolunu açacak kapının

Geniş kitleler önünde yapılan konuşmalarda önce topluluk hakkında güzel sözler sarfedilmelidir. Bu sözler iki taraf arasındaki dikkat katsayısını artırır. Hitap faslından sonra insanlara tebessüm ettirecek bir-iki espriyle süslenen konuşmanın başarısı tartışılamaz. Mutlu bir topluluğun insanlar arasındaki bağları güçlendireceği unutulmamalıdır.

Dinleyicilerin takdirini kazanan bir konuşmacı, ortak duygular üzerine yoğunlaştırdığı soru-cevap faslıyla birlikteliği daha da pekiştirebilir. Dinleyicilere sorulan sorular bu konuda önemli birer yol göstericidir.

Bir insan hayat yolunda, rastgeldiği şeyleri çiğneyip geçen bir fil gibi yürüyüp gidemez. En kuvvetli insan dahi saygılı olmak zorundadır. İnsan ne derece kuvvetli ve saygın olursa olsun o oranda kendine sahip olmalı ve başkalarının haklarına saygı göstererek, sempati tohumları ekmelidir.

Cücelerin bile devleri yıktığını biliriz. Güliver masalını hatırlarsak, ne demek istediğimiz daha iyi anlaşılır. Güliver’i kıpırdatamayacak şekilde bağlayan cüceler, bunu nasıl başarmışlardır ki?

Sözün özü: Başkalarının çıkarlarını ve isteklerini dikkate almalı ve amaçlarımızı gerçekleştirmek için her şeyi bir iş birliği çerçevesi içinde değerlendirmeliyiz. Başarıya götüren yollardan biri de budur.

Kaynak

İnsan Yönetme Sanatı / Prof. Herbert N. Casson