YGG Prosedürü - Düzeltici Faaliyet Prosedürü
YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ
 
1- AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesi, etkin ve sürekli olarak devam ettirilmesi ve bu sistemin kalite politikası ve hedeflerine uygun olarak varlığını sürdürebilmesi için kalite sisteminin periyodik olarak incelenmesi ve değerlendirilmesidir

2- UYGULAMA ALANI
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan ve kaliteyi doğrudan etkileyen tüm birimler, faaliyetler ve öneriler kapsam dahilindedir.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Birimler : Şube Müdürlükleri
Üst Yönetim : İl Müdürü ve İl Müdür Yardımcısı
Birim Yöneticisi : Şube Müdürü
KYS : Kalite Yönetim Sistemi
YGG : Yönetimin Gözden Geçirmesi

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.2. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05)
4.3. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)
4.4. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.5. Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü (KP:10)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Birim Yöneticileri ve Kalite Yönetim Temsilcisi bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Toplantıya Hazırlık
Yönetimin gözden geçirme toplantısı, yılda en az iki kez birim yöneticileri ve Yönetim Temsilcisinin de katılımıyla, Üst Yönetim tarafından yapılır. Gerek görüldüğünde bu toplantı İl Müdürü’nün talebi veya Yönetim Temsilcisi’nin talebi İl Müdürü’nün onayı doğrultusunda belirlenen periyodun dışında da yapılabilir. Toplantıya; İl Müdürü veya İl Müdür Yardımcısı, Yönetim Temsilcisi, Birim Yöneticileri, kalite konseyi üyeleri ve gerek duyulan diğer personel (Birim Kalite Konseylerinden) katılır. Bu gözden geçirme faaliyetinin amacı Kalite Yönetim Sisteminin işlerliğini, geçmiş yıllardaki performansa göre değerlendirip, gelecek yıllar için hedef belirlemektir. Üst Yönetim, gözden geçirme faaliyetleri sonrasında gelecek yılın hedeflerini planlar ve belirler. Bu hedefler sistemin geliştirilmesi ve uygulanması için alınacak önlemleri ve ulaşılacak sonuçları kapsar.
Toplantı, toplantıdan önce Yönetim Temsilcisi tarafından İl Müdürü’nün onayıyla katılımcılara Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi ile duyurulur.
Gözden geçirme toplantısında KYS’nin etkinliği, yürürlükteki politika ve hedeflere uygunluğu göz önüne alınır. Toplantı gündemini; yönetimin gerekli gördüğü diğer konuların yanı sıra;
- Bir önceki toplantı kararlarının değerlendirilmesi,
- Hizmetin yürütülmesine ilişkin dilek ve öneriler, anket çalışmaları,
- İç ve dış tetkiklerin sonuçları,
- Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler,
- Eğitim faaliyetleri,
- İyileştirme önerileri,
- Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklikler,
- Kalite Politikası ve kalite hedefleri, Kalite Yatırımları,
oluşturur.
Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı öncesinde tüm birim yöneticileri ve Yönetim Temsilcisi, toplantıda görüşülecek konular için gerekli hazırlıkları yaparlar.
Yönetim Temsilcisi; birimlerden gelen performans raporlarını göz önünde bulundurarak uygunsuzluk kayıt formları, düzeltici ve önleyici faaliyetler ile ilgili kayıtlar, öneriler vb. esas alınarak yönetimin gözden geçirme toplantısına sunulmak üzere Kalite Yönetim Sistemi Genel Performans Raporunu hazırlar. Performans raporu, toplantıdan önce toplantıya katılacaklara dağıtılır.
Hazırlanacak rapor, genel olarak sistemin işleyişini, aksaklıklarını ve iyileştirme için ihtiyaçlarını içerir.

6.2. Toplantı ve Toplantı Sonrası Yapılacak İşlemler
Toplantı sırasında alınan tüm kararlar Kalite Konseyi üyelerinden görevlendirilen üye tarafından yönetimin gözden geçirmesi toplantı tutanağına kaydedilir, toplantıya katılanlar tarafından her sayfası imzalanır. İmzalanan toplantı tutanakları birimlere gönderilir. Tutanakta; karar verilen faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu birimler ve faaliyetlerin yaklaşık tamamlanma süreleriyle ilgili bilgiler de bulunur
Toplantıda KYS’nin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi, müşteri şartları ile ilgili hizmetin iyileştirilmesi ve kaynak ihtiyaçlarına ilişkin kararlar alınır. Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında alınan kararların uygulanmasından birim yöneticileri, izlenmesinden Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.
Yönetimin gözden geçirme toplantısında sadece uygunsuzluklar değil; aynı zamanda geliştirilmesi ve iyileştirilmesi mümkün olan konular da görüşülerek kararlaştırılır.
Toplantıda karar verilen hususların öngörülen tarihte tamamlanıp tamamlanmadığını Yönetim Temsilcisi kontrol eder.
Yönetimin gözden geçirmesi faaliyetlerinin kayıtları Kalite Konseyi tarafından saklanır. Alınan kararlar düzeltici önleyici faaliyetlere de veri teşkil eder.

7- KAYITLAR
7.1.Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi Formu (F: 10)
7.2.Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanağı Formu (F:11)
7.3. Performans Raporu Formu (F:12)
7.4. Yönetimin Gözden Geçirmesi Kararları Takip Çizelgesi (F:13)
 


DÜZELTİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ
 
1- AMAÇ
Bu prosedür; kalite yönetim sisteminde, mevcut uygunsuzlukların sebeplerini bulmak, sebeplerinin ortadan kaldırılması, tekrarını önlemek amacıyla düzeltici faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenerek kaydedilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri açıklar.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sitemini uygulayan tüm birimleri ve tüm düzeltici faaliyetleri kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Uygunsuzluk : Belirlenmiş şartlara uymama,
Düzeltme : Saptanan bir uygunsuzluğu gidermek için yapılan faaliyettir.
Düzeltici Faaliyet : Oluşan bir uygunsuzluğun tekrarlanmamasını sağlamak için gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Örneğin; prosedür/proses revizyon ihtiyacı, yeni prosedür/proses ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi, Bakanlıktan görüş alınması vb. gibi
DF : Düzeltici Faaliyeti, ifade eder.

4- İLGİLİ DOKÜMANALAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.3. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.5. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. KYS’nin belirlenen şartlara ve Ordu Tarım İl Müdürlüğünün kalite politikası ve hedeflerine uygunluğunda, etkinliğinde ve yasal düzenlemeler gibi harici koşullara uyumluluğunda ortaya çıkan uygunsuzlukların ve çıkması olası uygunsuzlukların nedenlerini ortadan kaldırmak, genel olarak sistemi sürekli iyileştirmek için düzeltici faaliyetler planlanır ve uygulanır.

6.2. DÜZELTİCİ FAALİYETLER;
Ordu Tarım İl Müdürlüğünde tespit edilen uygunsuzlukları ortadan kaldırmak, analiz etmek ve tekrarını önlemek için gerekli olan Düzeltici Faaliyetlere ilişkin girdiler aşağıdaki kaynaklardan sağlanır:
- Müşteri dilek ve önerileri,
- Anketler,
- Kalite iç ve dış tetkikleri,
- Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında alınan kararlar,
- Çalışanların tespit ettikleri uygunsuzluklar,
- Diğer Kalite Kayıtları.
- Personel Talep ve Önerileri,
- Tarım ve Köyişleri Bakanlığının yeni uygulamaları ve düzenlemeleri,

6.2.1. Ordu Tarım İl Müdürlüğü faaliyetlerinde tespit edilen uygunsuzluklar gözden geçirilerek, uygunsuzlukların nedenleri araştırılır ve tekrarını önlemek için düzeltici faaliyetler, KYS etkinliğinin artırılması amacı ile önerilir.

6.2.2. Ordu Tarım İl Müdürlüğünde, düzeltici faaliyet, öneride bulunan tarafından “Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu” doldurularak, gelen evrak kaydına alındıktan sonra ilgili Şube Müdürüne iletilir. Şube Müdürü tanımlanan uygunsuzlukla ilgili gerekli ayrıntılı incelemeyi yapar, sebeplerini, alınacak önlemleri araştırır, tespitini yapar ve nedenlerini inceler. Değerlendirmede öneriler de dikkate alınarak KYS şartları, yasal şartlarda (mevzuat, görev ve yetki, bütçe imkanları, personel v.b.) göz önünde bulundurulur.

6.2.3. En geç 5 işgünü içinde gerekli düzeltici faaliyetler planı, öngörülen gerçekleşme ve bitiş tarihi, faaliyeti uygulayacak personel belirlenerek Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu'nun ilgili kısmına kaydedilir ve yazılır.

6.2.4. Düzeltici faaliyet başka bir birimin görev alanını da kapsıyorsa, durum bir üst yazı ile ilgili birime bildirilir (formlar gönderilmez). İlgili birimce işlemler bu prosedüre göre yürütülür ve takip edilir. Sonuçta yazının geldiği birime bilgi verilir.
6.2.5. Uygunsuzluğun düzeltilmesinden, uygunsuzluğun tespit edildiği birimin yöneticisi sorumludur. Planlama sırasında karşılaşılacak her hangi bir problem ilgili Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı veya İl Müdürü tarafından çözüme kavuşturulur.
6.2.6. Büyük yatırım gerektiren düzeltici faaliyetler İl Müdür Yardımcısı / İl Müdürünün onayı ile başlatılır. Bu tür düzeltici faaliyetlerin yürütülmesinden İl Müdür Yardımcısı sorumludur. Büyük yatırım gerektirmeyen ve mevcut olanaklar ile temin edilebilecek düzeltici faaliyetler ilgili Şube Müdürünün onayı ile başlar ve yürütülmesinden ilgili Şube Müdürü sorumludur.
6.2.7. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı sonucu alınan kararlar gereğince başlatılacak düzeltici faaliyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak başlatılır ve takip edilir
6.2.8. Tamamlanan düzeltici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi veya Kalite Konseyinden iki üye, ilgili Şube Müdürü ve düzeltici faaliyet sorumlusu/sorumluları tarafından, yerinde yapılan inceleme ile doğrulanır. Bu doğrulama Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu’nun ilgili bölümünde işaretlenip, kapatma ile ilgili açıklamalar yapılarak düzeltici faaliyet kapatılır.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz.

6.2.9. Üst Yönetim ve Kalite Yönetim Temsilcisi kalite yönetim sistemini etkileyen her türlü durumda düzeltici faaliyet isteğinde bulunabilir.

6.2.10. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, düzeltici faaliyet talepleri Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesine kayıt edilerek takip edilir. Uygunsuzluğun giderilmesini takiben doğrulanır. Düzeltici faaliyetler ile ilgili değerlendirmelerini ve sonuçlarını yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında sunar.

6.2.11. Tüm birimler düzeltici faaliyetlere ilişkin çalışmalarını 3 aylık olarak düzenlenen Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu ile KK’ye bildirirler.

6.2.12. Tüm şube müdürleri ve çalışanlar düzeltici faaliyet isteğinde bulunabilirler ve bununla ilgili işlemler de bu prosedüre göre yapılır.

6.2.13. İç ve dış tetkiklerde saptanan uygunsuzluklar İç Tetkik Prosedürü’ne göre yürütülür. İç ve dış tetkiklere istinaden başlatılan düzeltici faaliyetlerin sorumluluğu ilgili şube müdüründe, izlenmesi ise Kalite Yönetim Temsilcisindedir.

6.2.14. Düzeltici faaliyetle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre ilgili Birim Kalite Konseyi/Kalite Konseyi dosyasında muhafaza edilir.

6.2.15. Düzeltici Faaliyet neticesinde ortaya çıkan doküman değişiklikleri, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

7. KAYITLAR
7.1. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu (F:16)
7.2. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesi (F:17)
7.3. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu (F:18)
Ümitvar olunuz ! Şu istikbal inkilabatı içinde en yüksek gür sâda islamın sâdası olacaktır.
 
Reklam
 
zaman gösterdi ki cennet ucuz değil, cehennem dahi lüzumsuz değil. zalimler için yaşasın cehennem!
 
"Düşünerek hareket etmek, Allah'tandır. Acele etmek ise, şeytandandır."
 
"Bizim düşmanımız cehalet, zaruret, ihtilâftır. Bu üç düşmana karşı san’at, marifet, ittifak silâhıyla cihad edeceğiz."
 
İnsan bu dünyaya ilim ve dua vasıtasıyla tekemmül etmek için gelmiştir.
 
Altın Fiyatları

kaynak: hasaltın
 
Bugun 174315 ziyaretçi (367545 klik) buradaydı
=> Sen de ücretsiz bir internet sitesi kurmak ister misin? O zaman burayı tıkla! <=