ISO/ TS 16949 OTOMOTİVDE KALİTE YÖNETİM SİSTEMLERİ

Atilla Filiz
Mak.Muh.(MBA)

Globalleşen dünyada büyük ölçüde rekabete dayanan ekonomik sistem içinde ticaret, mal ve hizmetlerin kalitesini sürekli olarak iyileştirme kuralına uymak zorundadır. Çünkü; ürün ve hizmetin iyilik ölçüsü konusunda son karar müşteriye aittir ve buna müşteri tatmini adı verilmektedir. Sorun oluşmadan çözümleri oluşturulur, tasarım yoluyla ürün ve hizmet yapılarına üstünlük ve kusursuzluk katılırsa kusur önlenmiş olur. Bu da kaliteyi oluşturur. Buradan kalitenin müşteri odaklı olduğu açıklıkla görülmektedir.  

ISO’nun ( International Organization for Standardization) kalite tanımı :

“Kalite bir ürün ya da hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan, özelliklerin toplamıdır”şeklindedir.

Dr. Noriaki Kano; müşteri memnuniyeti açısından kalitenin beş temel öğesini şöyle tanımlamaktadır. Bu beş öğenin üçü özel bir öneme sahiptir : Beklenen kalite , tatmin eden kalite, ve memnun eden kalite. ( Diğer ikisi önemsenmeyen kalite ve ters kalitedir.) 

Beklenen kalite, müşterinin beklediği ve dolayısıyla ayrıca talep etmeye gerek duymadığı özellikleri belirtir. Bu özellikler varsa, müşteri memnunsuzluk göstermez; ama olmadığında müşteri memnun olmaz. 

Tatmin eden kalite, müşterinin özel olarak talep ettiği özellikleri belirtir. Bu özellikler bulunmadığında müşteri tatmin olmaz. Tatmin eden kalite müşteri beklentilerini karşılar ancak aşmaz. 

Memnun eden kalite, müşterinin istemediği-zira varlığından haberdar olmadığı- özellikleri belirtir. Bu özellikler bulunduğunda, müşteri çok memnun olur; ama bu özellikler bulunmadığında müşteri memnuniyetsizlik göstermez. Memnun eden kalite müşterinin beklentilerini karşılar ve onu memnun eder.

Beklenen kalite memnuniyetsizliğini önleyebilmelidir. Tatmin eden kalite müşteri beklentilerini karşılayarak onları tatmin edecek şekilde olmalıdır. Memnun eden kalite müşteri beklentilerini aşarak onları memnun etmelidir. 

Kalite Yönetimi

Kalite yönetimi, stratejik planlama, kaynakların tahsisi ve kalite planlaması, işletilmesi ve değerlendirilmesi gibi kalite için yapılan faaliyetleri kapsar. Genel yönetim fonksiyonunun kalite politikasını tespit eden ve uygulayan bölümüdür. Bu tanımda ki; müşteri şartlarının girdi olarak algılanması , Ürün veya hizmetin gerçekleştirilmesi sırasında sürekli ölçme, analiz ve iyileştirmelerin, yönetim sorumluluğu bilinci ve kaynakların yönetimi bir çember olarak düşünülürse, müşteri memnuniyetine uyan ürün yada hizmet çıktısı kaliteyi tanımlar ve kalitede sınır yoktur. 

Sürekli iyileştirme kavramını şu sözcükle daha anlamlı kılmak olasıdır.” İyi, çok iyinin düşmanıdır.” Çünkü iyi ile yetinenler daha iyiye ulaşamazlar. Daha iyinin olabileceği varsayımı döngüyü sonsuza dek uzatır ve “sürekli iyileştirme” kavramı oluşur.

Kalite Yönetim Sistemi genel şartları

Kuruluşun uluslararası standartların şartlarına uygun bir kalite yönetimi sistemini oluşturması, dokümanlaştırması, uygulaması, sürekliliğini sağlaması ve etkinliğini sürekli iyileştirmesi genel şart olarak konulmuştur. 

Kuruluş;

-Kalite yönetim sistemi için gerekli olan prosesleri ve kuruluştaki uygulamalarını tanımlamalı,

-Prosesin akışını ve birbiri ile ilişkilerini ve etkileşimlerini, etkin olarak uygulanması ve kontrolü için gerekli ölçütleri ve yöntemleri belirlemeli

-Prosesleri gerçekleştirmek ve izlemek için gereken kaynak ve bilginin hazır bulundurulmasını sağlamalı, izlemeli, ölçmeli ve analizlerini yapmalıdır.

-Planlanmış sonuçları elde etmek ve sürekli iyileştirmek için gerekli önlemleri uygulamalıdır.

Ürün şartlarının uygunluğuna etki eden bir prosesi dışardan temin etmeye karar verme ya da buna mecbur kalma , dışardan temin edilen proseslerin kalite yönetim sistemi içinde güvence altına alınmasını sağlamayı ve sistem içinde bunun nasıl sağlanacağını tanımlamayı gerekli kılar. Çünkü, tartışmasız bir gerçektir ki : Bütün dış kaynaklı proseslerin üreticisi tarafından yönetiliyor yada kontrol ediliyor olması; kuruluşun müşteri şartlarının bütününü yerine getirme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. 

Toplam kalitenin işletme için önemi

Her kuruluş kalite yönetimini uygular Ancak amaçlar farklı olduğu her işletmenin kendi sistemini bulması ve uygulaması gerekir. İşletmelerin varlıklarını sürdürebilmeleri müşteri talebine bağlıdır. İşletmelerin müşteri taleplerini önceden saptayıp ona uygun değişimi sağlamaları hayatiyetleri için önem taşır. Üretim işletmelerinin hayatını devam ettirmesi, arzettiği malının talep bulması ile mümkündür. Yüksek düzeyde kâr etmenin ve hayatta kalmanın yolu toplam kaliteden geçer. 

Dokümantasyon şartları

Kalite politikası ve kalite hedeflerinin dokümanlaştırılmış beyanlarını, kalite el kitabını, standardın şartı olan dokümante edilmiş prosedürleri, üretimin etkin olarak planlama, uygulama ve yönetimini güvence altına alacak, gereksinim duyulan koşulları ve standardın gerektirdiği kayıtları içermelidir. 

Bir uluslararası standartta “ dokümante prosedür” tanımlaması ; bu prosedürün yazılı hale getirildiği, uygulandığı ve sürekliliğinin sağlanmış olduğu anlamını taşır. Doğaldır ki Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunun kapsamı işletmelerin büyüklüğüne, faaliyet alanına prosedürlerin karmaşıklık ve birbirleri ile ilişki ve etkileşimlerine ve personelin yeterliliğine bağlı olarak kuruluşlar arasında farklılıklar gösterebilir. 

Kalite el kitabı

Kalite el kitabı Kalite yönetim sisteminin istisnaların ayrıntı ve nedenlerini, dokümante prosedürlerin veya onların dayandırıldığı proseslerin aralarındaki etkileşimin ilişkilerini tanımlamasını içerecek şekilde oluşturulması ve sürekliliği sağlanmalıdır. 

Dokümanların Kontrolü

Kalite yönetim sistemi için gerekli dokümanlar denetlenmeli,”kayıtlar” olarak tanımlanan belgelerin , kolay tanımlanabilir, kolay ulaşılabilir ve anlaşılabilir olacak biçimde ; tanımlanması, korunması, saklama süresi ve elden çıkartılma şekli için koşulları belirleyen dokümante edilmiş bir prosedür oluşturulmalıdır. 

Ayrıca dokümanın yayımlanmadan önce :

1-Yeterlilik açısından onaylanması,

2-Dokümanların gözden geçirilmesi, gerektiğinde güncellenmesi ve tekrar onaylanması

3-Değişiklik ve geçerli revizyon durumlarının tanımlanması,

4-Geçerli dokümanların ilgili baskılarının kullanım yerinde hazır bulundurulması

5-Okunaklı kolay tanınabilir, kolay ulaşılabilir olmaları,

6-Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının kontrollü olması,

7-Güncelliğini yitiren dokümanların istem dışı kullanımının önlenmesi ve- herhangi amaçla saklanıyorsa; bunların da uygun bir biçimde tanımlanmasını gerektirir. 

Teknik spesifikasyonlar ve Kayıtların kontrolü

Müşterinin bütün tasarım standartlarını ve yaptığı değişikliklerin zamanında gözden geçirilmesini ve yerine getirilmesini sağlamak için kuruluş, bir prosese sahip olmalıdır. Bu prosesin ya da proseslerin teknik özelliklerinin standartlaştırılması ve tanımlanması ve yerine getirilmesi beklenir.

Kalite yönetim sisteminin şartlarına uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için kayıt sistemi önemlidir. Kayıtlar okunabilir , kolaylıkla ayırt edilebilir, tekrar elde edilebilir olmalıdır. 

Kalite yönetim prensipleri

Bir kuruluşu başarılı bir şekilde yönetmek için, sistematik ve şeffaf yönetim şarttır ve aşağıdaki kalite yönetim prensiplerine dayanır.

Bu prensipler sırasıyla

1-Müşteri odaklılık

Kuruluşlar müşterilerine bağlıdır, bu nedenle müşterilerinin şimdi ve gelecekteki gereksinimlerini anlamalı, onların koşullarını yerine getirecek şekilde organize olmalıdır.

2-Liderlik

Lider, kuruluşun amaç ve idare birliğini sağlar. Bunlar, kişilerin kuruluşun hedeflerini başarmasına tam olarak katılımını sağlamak için ortamı oluşturmalı ve sürdürmelidir.

3-Yönetime katılım

Her seviyedeki çalışanlar kuruluşun özüdür ve bunların tam katılımı, yeteneklerini kuruluş yararına kullanmasını sağlar

4-Proses yaklaşımı

İstenilen sonuç, faaliyetler ve ilgili kaynaklar bir proses olarak yönetildiği zaman daha verimli elde edilir.

5-Sistem yaklaşımı

Birbiri ile ilgili proseslerin bir sistem olarak tanımlanması, anlaşılması ve yönetilmesi, hedeflere ulaşmada ve başarıda kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine katkı sağlar.

6-Sürekli iyileştirme

Toplam performansın sürekli iyileştirilmesi, kuruluşun kalıcı hedefi olmalıdır.

7-Kararlarda gerçekçi yaklaşım.

Etkin kararlar, verilerin analizlerine ve bilgiye dayanır.

8-Karşılıklı faydaya dayalı tedarikçi ilişkileri

Bu yönetim prensiplerinin başarılı olarak kullanımı, taraflara iyileştirilmiş parasal dönüşler, değer yaratılması ve arttırılmış karlılık gibi faydalar getirir. 

YÖNETİM SORUMLULUĞU

Üst yönetimin liderliği, taahhüdü ve aktif katılımı, etkin ve verimli bir kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi ve sürdürülmesi için esastır. Bunun için müşteri tatmini oluşturmak, devamlılığını sağlamak ve artırmak gereklidir. Bu da Kuruluşun amacıyla tutarlı vizyon, politikalar ve stratejiler oluşturulması, çalışanlara güven verecek ve geliştirecek yönetim tarzı, iyileştirme proje ve politikalarına yeni metotlar çözümler ve ürünler araştırma, geri besleme, etkin ve verimli destek projeler ve çalışanların katılımını teşvik edecek ortam oluşturma gibi politikalarla sağlanır. Üst yönetim planlanan hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığını belirleme için kuruluşun performansının ölçülmesi metotlarını da tarif etmelidir. Bu metotlar; finansal ölçme, proses performansı ölçümü, Kıyaslama ve üçüncü taraf ölçümü (dış ölçme), müşterilerin, kuruluş içinde çalışanların tatmininin değerlendirilmesi ve yönetimce tanımlanan diğer başarı faktörlerinin ölçülmesi ile elde edilecek bilgiler kalite yönetimi sisteminin sürekli iyileştirilmesinde itici güç olması için yönetime veri sağlar. 

Yönetimin taahhüdü

Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğini sürekli iyileştirmek için taahhütlerini yerine getirmelidir. Bunlar :

-Kuruluşa yasal ve mevzuat şartları kadar müşteri şartlarının yerine getirilmesinin,

-Kalite politikasının oluşturulması, kalite hedeflerinin belirlenmesi, yönetimin gözden geçirme faaliyetinin ve gerekli kaynakların bulunabilirliğinin sağlanmasıdır. 

Müşteri Odaklı üretim

Müşteri odaklı üretimde kaliteyi müşteri belirler. İşletmelerde üretimde belirlenen kalitenin bu özelliği Toplam kalite uygulamasının en önemli özelliğidir. En çok yarar sağlayacak özelliktir. Üst yönetim iç ve dış müşteri isteklerini iyi bilmeli ona göre üretim yapmalıdır. 

Burada iç müşteri işletme içinde çalışanlardır. İşletme içi personelin varlığı, gelişimi ve ekonomik gücü işletme için önem taşır. Bu müşterinin de başka işletmeye gitmesini engellemenin yolu gereksinimlerini bilmek ve onlara hitap etmektir. 

Dış müşterilerle ilişki kurmak onların gereksinimlerini belirlemek zaman alıcıdır. Dış müşteri ile ilişkilerde onları dinlemek, istek ve gereksinimlerini saptamak, anlaşmaya varabilmek için gerekli esnekliği sağlamak sonuçları ölçebilmek, gerekli düzeltmeler, hatasız olarak müşteriye ulaşım ve müşteri memnuniyeti oldukça önemli uzun zaman ve yüksek maliyet ister.

tatmininin artırılması amacına yönelik olarak, müşteri şartlarını belirlendiğinden bu şartların yerine getirilmiş olmasını sağlanmalıdır.

Bunlar;

• Teslim ve teslimden sonrası faaliyetler için müşteri tarafından belirlenmiş şartlar,
• Müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen veya bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları,
• Ürünle ilgili yasal ve mevzuat şartlarını,
• Kuruluş tarafından belirlenen ilave şartları belirlemelidir.  

Kalite yönetim sistemi performansının ölçmelerinden biri olarak, kuruluş, müşteri şartlarını ne dereceye kadar karşılayıp karşılamadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili bilgiyi izlemelidir.Bu bilgiyi elde etmek ve kullanmak için metotlar belirlenmelidir. 

İhtiyaçlar ve beklentiler

Her kuruluş için Müşteriler, kuruluş içinde çalışanlar, kuruluş sahipleri / yatırımcılar, tedarikçiler ve kuruluşun ürünlerinden etkilenen topluluk için bir beklenti ve ihtiyaç söz konusudur. Kuruluşun başarısı; mevcut ve potansiyel müşteriler ile son kullanıcıların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin anlaşılması ve doyurulmasına bağlıdır. 

Bunun saptanabilmesi içinde kuruluşun ilgili tarafları tanımlaması, bunların ihtiyaçlarına dengeli bir biçimde cevap verebilmesi, tanımlanmış ihtiyaçları ve beklentileri şart olarak kabul etmesi, bunları kuruluşa duyurması ve bu şartları sağlamak için proses iyileştirme üzerine odaklanması gerekir. 

Bunun sağlanabilmesi içinde yönetimin; müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini anlamak, ana ürün karakteristiklerini belirlemek, pazardaki rekabeti, olanakları, zayıflıkları, avantajları tanımlamak ve değerlendirmek gibi analizlere ihtiyacı vardır. 

Müşteri ya da son- kullanıcı ihtiyaç ve beklentileri ürünle ilgili olarak aşağıdaki şekilde tanımlanabilir:

Uygunluk, bağımlılık, bulunabilirlik, teslim, fiyat, ömür, maliyet, ürün güvenliği, ürün sorumluluğu ve çevresel etki

Kuruluş, tanınma, iş tatmini ve kişisel gelişme için kuruluştaki insanların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tanımlar. Böyle bir yaklaşım insanların ilgisinin ve motivasyonunun mümkün olduğu kadar güçlü olmasına yardımcı olur.

Kuruluş, sahiplerin ve yatırımcıların tanımlanmış ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılayan mali ve diğer sonuçları tarif eder. 

Yönetim, hem kuruluş hem de müşteri için değer yaratmak amacıyla, tedarikçiler ile ortaklıklar kurulmasının kuruluşa getireceği potansiyel faydaları dikkate alır. Bir ortaklık, bir ortak stratejiye, kazançlar ve kayıplar kadar bilgi paylaşımına dayanır. 

Kuruluşun toplumla ilişkisinde dikkate alacağı hususların başında; sağlık ve güvenlik, enerji ve doğal kaynakların korunmasını içeren çevresel etkiler, yasal mevzuatlarla ilgili uygulanabilir koşulların tanımlanması ve kuruluşun ürünleri, proses ve faaliyetlerinin mevcut ve potansiyel etkilerinin tanımlanması gelmektedir. 

Müşteri beklentilerinin özü alım gücü ve malın fiyatı ile yakından ilgilidir. Fiyat düşük ise malın alım veya tüketimi gerçekleşir. Aksi takdirde tüketimin gerçekleşmesi söz konusu değildir. 

Yasal mevzuatlarla ilgili şartlar

Yönetim, ürünlerine uyguladığı yasal mevzuat şartlarını kalite yönetim sisteminin parçası olarak görür ve mevcut ve olası şartlara ahlaki, etkin ve verimli uyumun geliştirilmesi, İlgili tarafların mükemmel uyumdan sağladığı yararlar ve toplum çıkarlarının korunmasında kuruluşun rolünü önemsemelidir. 

Kalite politikası

Üst yönetim, kalite politikasını, kuruluş performansının iyileştirilmesine doğru yönlendirmede bir araç olarak kullanır. 

Kuruluşun kalite politikası kuruluşun genel politikalarının ve stratejisinin eşit ve tutarlı bir parçası olur. Kalite politikasının oluşturulmasında dikkate alınacak hususlar ise:

-Kuruluşun başarılı olması için gereken iyileştirmenin seviyesi ve tipi

-Müşteri tatmininin beklenen veya arzulanan derecesi,

-Kuruluşta çalışanların gelişimi,

-İlgili diğer tarafların ihtiyaçları ve beklentileri,

-ISO 9001 standardı şartlarının ilerisine geçmek için kaynaklar ve

-Tedarikçilerin ve ortakların potansiyel katkıları

Kalite politikası

-Üst yönetim vizyonu ve kuruluşun geleceği için strateji ile tutarlı olan,

-Kalite hedeflerinin kuruluşta anlaşılması ve izlenmesine izin veren

-Üst yönetimin kalite için taahhüdünü ve hedeflerin başarılması için yeterli kaynakların sağlandığını gösteren,

-Üst yönetimin açık liderliği ile kuruluşta kalite için bir taahhüdün geliştirilmesini amaçlayan,

-Müşterilerin ve diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin tatminini ile ilgili olarak etkin bir şekilde formüle edilmiş ve kolay anlaşılır ve periyodik olarak sürekli uygunluğu gözden geçirilmesini sağlamalıdır. 

 PLANLAMA

Planlama, örgütleme,yönetme ve denetleme tipi, amacı, yaptığı işin zorluğu ne olursa olsun tüm işletmeler için gerekli görevlerdir. Doğal olarak bu görevin yerine getirilmesi için kullanılan teknikler işletmelerin bünyesine göre değişir.

( tuğla , iplik, plastik, otomotiv vb.)

Üretim planlaması; gelecekteki üretim faaliyetlerinin düzeylerini veya limitlerini belirleyen fonksiyondur. 

Kalite planlaması ve hedef planlaması boyutları ise şöyle tanımlanabilir: 

Kalite planlaması

Kalite hedeflerini kuruluş içinde, ürün için karşılanması gerekli olan şartları ilgili fonksiyon ve seviyelerde oluşturulmasının sağlanmasıdır. Kalite hedefleri ölçülebilir olmalı ve kalite politikası ile tutarlı olmalıdır.Yönetim, kuruluşun kalite planlaması için sorumluluk alır. Bu planlama kuruluşun kalite hedefleri ve stratejisi ile tutarlı şartların, etkin ve verimli bir şekilde karşılanması için gereken proseslerin tarif edilmesi üzerine odaklanır. 

Etkin ve verimli planlama için girdiler aşağıdakileri içerir:

-Kuruluşun stratejileri,

-Tarif edilmiş kuruluş hedefleri,

-Müşterilerin ve ilgili diğer tarafların tarif edilmiş ihtiyaçları ve beklentileri,

-Yasa ve mevzuatlarla ilgili şartların değerlendirilmesi,

-Ürünlerin performans verilerinin değerlendirilmesi,

Geçmiş deneyimlerden alınan dersler,

İyileştirme için belirlenen olanaklar ve

İlgili risk değerlendirmesi ve risk azaltma verileri.

Kuruluş için kalite planlamasının çıktıları, ürün gerçekleştirme ve aşağıda ki destek proseslerini tarif eder:

-İhtiyaç duyulan beceriler ve bilgiler, proses iyileştirme planlarının uygulanması için sorumluluk ve yetki

-Mali ve alt yapı gibi gerekli kaynaklar,

-Performans iyileştirmesinin başarısını değerlendirmek için sistematik ölçüler, metotlar ve araçlar,iyileştirme için ihtiyaçlar,

-Proseslerinin etkinliğini ve verimliliğini sağlamak için çıktıların sistematik olarak gözden geçirilmesi. 

Kalite yönetim sisteminin planlanması

Yönetim; kalite hedefleri de dahil olmak üzere genel şartları yerine getirmek için kalite yönetim sisteminin planlanmasını, değişiklikler planlanıp uygulandığında, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesini sağlamalıdır. 

Sorumluluk, yetki ve iletişim

Üst yönetim, sorumlulukların, yetkilerin ve bunlar arasındaki ilişkilerin tanımlanmasını ve kuruluş içinde iletişimini sağlamalıdır. Bunlar için de sorumluluğu ve yetkiyi tanımlamalı ve duyurmalıdır. Çalışanlara, kalite hedeflerinin başarılmasına katkı sağlamak ve çalışanların ilgilerini, motivasyonlarını ve taahhütlerini sağlamak için sorumluluklar ve yetki gereklidir. 

Kalite sorumluluğu

Şartları uygun olmayan ürünler ve prosesler ile ilgili olarak düzeltici faaliyetlerden sorumlu ve yetkili yöneticiler ivedilikle bilgilendirilmelidir. Ürün kalitesinden sorumlu personelin; kalite sorunları giderilinceye kadar üretimi durdurma yetkisi olmalıdır. Üretim operasyonlarında tüm vardiyalarda ürün kalitesini sağlamak için kalite güvenceden sorumlu veya bu işle görevlendirilmiş personel bulunmalıdır. 

Yönetim temsilcisi

Üst yönetim, diğer sorumluluk alanlarına bakılmaksızın aşağıda belirtilen yetki ve sorumluluklara sahip olacak yönetimden bir üyeyi temsilci olarak atamalıdır:

-Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini sağlamak,

-Kalite yönetim sisteminin performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç hakkında üst yönetime rapor vermek,

-Kuruluşta, müşteri şartlarının bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak. 

İç iletişim

Kuruluşun yönetimi, kalite politikası, şartlar, hedefler ve başarılarını duyurmak için etkin ve verimli bir prosesi tarif eder ve uygular. Bu gibi bilgilerin sağlanması kuruluşun performans iyileştirilmesinde yardımcı olabilir ve çalışanlarını kalite hedeflerinin başarılmasında doğrudan ilgili hale getirir. Yönetim, çalışanların katılım aracı olarak, kuruluştakilerden geri beslemeyi ve bunlarla iletişimi aktif olarak teşvik eder. İletişim faaliyetlerini iş alanlarında yönetim liderliğinde iletişim, başarının tanınması için takım brifingleri ve toplantılar, ilan tahtaları, dahili gazeteler, elektronik posta gibi işitsel ve görsel araçlar ile çalışan araştırması ve tavsiye şemaları birer örnektir. 

Yönetimin gözden geçirilmesi

Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin etkinliğinin ve veriminin doğrulanmasının ötesinde kuruluşun bütününe uzanan ve sistemin verimini de değerlendiren bir proseste yönetimin gözden geçirme faaliyetini geliştirir. Bunun için planlanmış aralıklarla gözden geçirme, iyileştirme için değerlendirme fırsatları, kalite politikası ve kalite hedefleri de dahil olmak üzere üst yönetimin liderliği ile teşvik edilen, açık tartışma ve girdilerin değerlendirilmesi ile yeni fikirlerin karşılıklı değişimi için platformlar oluşturulur. Gözden geçirmenin sıklığı kuruluşun ihtiyaçlarına göre tayin edilir. Elde edilen çıktılar, kuruluşun performans iyileştirmesi için planlamada kullanmak amacı ile veri sağlar. 

Verim ve değerlendirme girdisi

Kalite yönetim sisteminin etkinliği kadar verimini de değerlendirmek için girdiler, müşteri ve diğer ilgili tarafları dikkate alır ve aşağıdaki hususları içerir:

-Kalite hedeflerinin ve iyileştirme faaliyetlerinin durumu ve sonuçları,

-Tetkiklerin ve kuruluşun kendi kendine değerlendirmesinin sonuçları,

-İlgili tarafların tatmini hakkında geri-besleme ( bunların katılımı noktasında),

-Teknoloji araştırma ve geliştirme gibi pazarla ilgili faktörler ve rakiplerin performansı,

-Kıyaslama faaliyetlerinden elde edilen sonuçlar,

-Tedarikçilerin performansı,

-İyileştirme için yeni fırsatlar,

-Proses kontrolü ve ürün uygunsuzlukları,

-Piyasa değerlendirmesi ve stratejileri

-Stratejik ortaklık faaliyetlerinin durumu,

-Kalite ile ilgili faaliyetlerin mali etkileri,

-Mali, sosyal ve çevresel şartlar gibi kuruluşu etkileyebilen diğer faktörler ve ilgili yasa ve mevzuat değişiklikleri.

Yönetimin verim analizi girdisi, aşağıda belirtilenler hakkındaki bilgileri içermelidir:

-Tetkiklerin sonuçları

-Müşteri geri beslemesi

-Proses performansı ve ürün uygunluğu

-Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu

-Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler

-İyileştirme için öneriler 

Analiz çıktısı

Yönetimin yapacağı analiz ve gözden geçirmelerin kalite yönetim sisteminin doğrulanmasının ötesinde genişletilmesi ile, yönetimin analiz çıktıları, üst yönetim tarafından iyileştirme proseslerine girdiler olarak kullanılabilir. Üst yönetim, kuruluşun performans iyileştirmesi fırsatlarını tanımlanmasında güçlü bir araç olarak, bu analiz prosesini kullanabilir. Analiz takvimi, kuruluş için stratejik planlamanın kapsamında, zamanında veri sağlanmasını kolaylaştırır. Seçilen çıktı, çalışanlara, yönetimin analiz prosesinin kuruluşa yarar sağlayacak yeni hedeflere nasıl yön ve yol verdiğini göstermek için duyurulur.

Verimliliğe katkıda bulunmak için ilave çıktılara aşağıdakiler örnek gösterilebilir

-Ürünler ve prosesler için performans hedefleri

-Performans iyileştirme hedefleri

-Kuruluş yapısının uygunluğuna ve kaynaklara değer biçilmesi

-Pazarlama ve ürünler için stratejiler, inisiyatifler, müşterilerin ve diğer ilgili tarafların tatmini

-Tanımlanmış riskler için zararı önleme ve hafifletme planları

-Kuruluşun gelecekteki ihtiyaçları bakımından stratejik planlama için bilgi.

Burada söz edilenlere ilave olarak kayıtların, sürekli etkinliği ve kuruluşa katma değer sağlamak amacıyla izlenebilirliğinin teminini ve kendi içinde yönetimin gözden geçirme prosesinin değerlendirilmesini kolaylaştırmak için yeterli olmalıdır. Bu çıktının;

-Kalite yönetim sisteminin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi,

müşteri şartları ile ilgili ürünün iyileştirilmesi, Kaynak ihtiyaçları ile ilgili kararları ve faaliyetleri içermesi beklenir. 

KAYNAK YÖNETİMİ

Strateji ve hedeflerinin başarılması için esas olan, kaynakları tanımlamak, mevcut olmasını sağlamak ve yönetmektir. Bu kaynaklar; çalışanlar, altyapı, çalışma ortamı, bilgi, tedarikçiler ve ortaklar ile doğal ve mali kaynaklardır.

Kaynak yönetiminde dikkate alınması gereken hususlar:

-Olanaklar ve sınırlamalarla ilişkili kaynakların etkin verimli ve zamanında sağlanması,

-İyileştirilmiş gerçekleştirme ve destekler gibi dokunulabilir kaynaklar.

-Dokunulamayan kaynaklar( Fikir hakları gibi )

-Bilgi yönetimi , teknoloji,eğitim, öğretim ve öğrenme odaklı rekabetin arttırılması

-Liderlik becerilerinin geliştirilmesi ve kuruluşun gelecekteki yöneticileri için profiller.

-Doğal kaynakların kullanımı, çevreye etkisi ve gelecekteki kaynak ihtiyaçları için planlama. 

Çalışanlar ve Yönetime katılım

Çalışanların katılımı ve desteği kalite yönetim sistemi dahil, kuruluşun hem etkinliğini hem de verimini iyileştirir. Performans iyileştirme hedeflerinin başarılması için bir amaç olarak, kuruluş, kendi çalışanlarının katılımını ve gelişimini teşvik eder. Bunlar eğitim ve kariyer planlamasının sağlanması, sorumluluk ve yetkilerin tarifi, hedef oluşturma ve karar vermede katılımın kolaylaştırılması, tanınma ve ödüllendirme, açık ve iki yönlü iletişimin kolaylaştırılması, gelişmeyi motive eden ortam ve etkin takım çalışmasının sağlanması, çalışanlar ile ilgili katılımcı yönetim unsurlarıdır. 

Yeterlilik, bilinç ve Eğitim

Yönetim,kuruluşun etkin ve verimli çalıştırılması için gerekli yeterliliği sağlar.

Yeterlilik kaynakları; stratejik, çalıştırma plan ve hedefleri ile ilgili gelecekteki talepler, öngörülen başarı için ihtiyaçlar,tariflenmiş faaliyetleri gerçekleştirmek için birey yeterliliğinin değerlendirilmesi ve tarafları ilgilendiren yasa, mevzuatlar ve standartlardır.

Öğrenme bir ihtiyaçtır. İşyeri bu ihtiyaçları belirlemesi ve ürün kalitesini etkileyen faaliyetleri uygulayan tüm personelin uzmanlaşması nitelikli / kalifiye olması için dokümante edilmiş prosedürleri oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Özel işleri yapan personelin nitelikleri ; müşteri şartlarını yerine getirerek müşteri memnuniyetini sağlamak için gerekli olan özeni göstermesi esas alınacak şekilde değerlendirilmelidir. 

İş başı eğitimi

Kuruluş, sözleşmeli veya belirli bir süre çalışacak personeli de içerecek şekilde ürün kalitesine etkisi olan bütün yeni değiştirilmiş işler için çalışanlarını iş başında eğitmelidir. İşleri kaliteyi etkileyen personel, kalite şartlarının sağlanamaması sonucunda oluşan uygunsuzluk sonuçlarının müşterideki etkileri hakkında bilgilendirilmiş olmalıdır. 

Alt Yapı

Kuruluş, ürünün şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan alt yapıyı tayin etmeli, sağlamalı ve sürdürmelidir. Alt yapı, binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler , proses teçhizatı, yazılım donanım, taşıma veya iletişim gibi destek hizmetlerini ve bilgi , iletişim teknolojisi, taşıma imkanları gibi kaynakları kapsar. 

Kontrol edilemeyen doğal olaylar alt yapıyı etkileyebilir. Alt yapı için plan, birlikte gelen risklerin tanımlanması ve azaltılmasını dikkate alır ve ilgili tarafların yatırımını korumak için stratejileri içerir. 

Çalışma Ortamı

Çalışma ortamının motivasyon, tatmin ve çalışanların performansı üzerinde pozitif etkisini göz önünde tutarak; insani ve fiziksel faktörlerin bir bileşimi olarak uygun bir çalışma ortamı kuruluşun performansını artırır. 

Koruyucu donanımı kullanımı, emniyet kuralları, ergonomi, iş yeri yerleşimi, sosyal etkileşim, hijyen kuralları, ısı, ışık, ses, rutubet, titreşim ve kirlilik gibi hususlar dikkate alınır. 

Tedarikçiler ve Ortaklıklar

Bir işletme ve tedarikçileri birbirlerine karşılıklı olarak bağımlıdır ve karşılıklı çıkara dayalı ilişkileri her iki tarafın da değer yaratma kaabiliyetini artırmaktadır. Kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi ile işletme süreçlerini tanımlayarak tedarikçilerin karşılaması gereken isteklerini belirlemektedir. Ayrıca, işletme, tedarikçinin hem bu isteklerini karşılama kaabiliyetini gözden geçirmekte hem de kendi işletmesi ile tedarikçi amaçlarının birbirine uygunluğunu değerlendirmektedir. İşletmeler, tedarikçileri ile stratejik işbirliğine ya da ortaklığa geçtikçe aralarındaki işbirliğinin boyutu değişerek daha da güçlenmekte ve büyümektedir. Böylece müşteri ihtiyaçlarının karşılanması daha kolay olmakta, yaptıkları ortaklık sonucu kalite ve maliyet açısından rakiplerine karşı üstünlük sağlamaktadırlar. 

Tedarikçiler ve ortaklarla ilişkiler, değer yaratan ürünlerin etkinliği ve verimliliğinin karşılıklı iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için önemlidir. Bunun sağlanması içinde; 

Tedarikçi ve ortakların sayısını en uygun hale getirmek, sorunlara hızlı çözüm için en uygun düzeyde iki yönlü iletişim kurmak ve maliyeti yüksek tartışma ve gecikmeleri önlemek yarar sağlayacaktır. Yersiz doğrulamaları ortadan kaldırmak, işletmenin tasarım ve geliştirme faaliyetlerine tedarikçi katılımı ile bilgi paylaşımını sağlamak,ortak strateji geliştirmek ve satın alma ihtiyaçlarında ortakların katılımını sağlamak, çabaların, başarıların değerlendirilmesi ve ödüllendirilmesi ilişkileri güçlendirecektir. 

Tedarikçi ile işletme birlikte çalıştığı zaman birisi kazanınca diğeri de kazanacaktır. Böylece en son müşteri de kazanır. Yakın işbirliği rekabet için büyük güç kaynağıdır. 

Finansal Kaynak Yönetimi

Kaynak yönetimi, mali kaynaklara olan gereksinimlerin belirlenmesi ile ilgili faaliyetleri içerir. Parasal kaynakların nereden ne kadar temin edilebileceği,

nerelerde nasıl kullanılacağı, yönetim ve denetiminin nasıl yapılacağı plan ile gerçekleşenin karşılaştırmasını kapsamalıdır. 

Yönetim, kalite yönetim sistemini sürdürme ve yürütmede, kuruluş hedeflerinin gerçekleştirilmesinde gerekli kaynakların bulunabilirliği, denetimi bir plan içinde yapılır. Performans iyileştirmeyi desteklemek ve teşvik etmek için gelişmeye dönük finansal metotların geliştirilmesine önem verir. 

Kalite yönetim sistemi ile, üretim ve ürün başarısızlıklarının minimize edilmesi malzeme ve zamandan tasarruf sağlar, maliyeti düşürür. Keza, ürün başarısızlıklarında şirketin ödeyeceği tazminatlar ve cezalar,kalite yönetim sayesinde azaldıkça, tazminat maliyetlerini, kaybedilen müşteri ve pazar maliyetlerini düşürerek şirkete hem parasal kaynak hem de prestij sağlar.