Etkin 5S Sistemi

Görsel işyerinin 5S’i veya 5 sütunu, işyerinde çalışma alanının sistematik olarak düzenlenmesidir.  İmalatçılara 5S’yi sorduğumuzda, çoğu 5S’nin ne olduğunu tam olarak bilmemektedirler. “Sadece işyerindeki alet edevatı temiz ve düzenli tutmak için sistem değil mi?” A evet, onlar takım kutularının kötü göründüğünü düşünüyorlar.” Ya da bazen “Temizlik yapmak için böyle büyük bir projeye gerek var mı ?” şeklinde bir şeyler söylediklerini duyar gibiyim.  5S yalnız, basit bir şekilde takım kutularının ayıklanması ve temizlenmesi değildir. Buradaki kavram anlaşılması kolay bir şey olmasına rağmen şirketlerin bir çoğu tarafından halen uygulanmamaktadır.  5S’nin uygulanmasının bir çok faydası vardır; yüksek kalite, düşük maliyetler, güvenilir (zamanında teslimat) ve arttırılmış güvenlik gibi. Bu yararlar, açık bir şekilde herhangi bir imalatçı ile direkt ilgilidir ve sadece basit bir şekilde takım kutularının ayıklanması ve temizlenmesi ile elde edilemezler.

5S’nin amacı, çalışma ortamında sadece ihtiyaç duyulan araç, gereç ve ekipmanların bulunmasını sağlamak, çalışma ortamındaki her şey için belirli bir yer tanımlamak, bu işleri yapmak için standart bir yol belirlemek ve bu yöntemleri sürdürmek için bir disiplin oluşturmaktır. 5S Japonyada bulunmuştur, 5S’ler Japonca olarak: seiri, seiton , seiso,  seiketsu, ve shitsuke kelimelerinin başharfleridir.  Türkçeleri ise (Birebir olmayabilir) :

v    Sadeleştir, sınıflandır (Sort)  - Hali hazırda yapılan iş için gerekli olmayan bütün herşeyi çalışma alanından yok edin.

v    Sırala, düzenle (Set in Order)  -  kolaylıkla bulunabilsin ve kullanımı bittikten sonra kolaylıkla yerine konulabilmesi için ihtiyaç duyulan malzemeleri düzenlemektir. Sıklıkla kullanılan malzemeler ve araç gereçler çalışana daha yakın olmalıdır.

v   Sil, süpür  (Shine) -  Her şeyin temiz, işlevsel ve kullanıma hazır olduğundan emin olun.

v   Standartlaştır  (Standardize) - İlk 3S’nin sürdürülmesini sağlamak için kullanacağınız yöntem.

v   Sürdür/Sahiplen/Sistemi koru (Sustain) - Doğru prosedürlerin düzgün bir şekilde uygulanmasını alışkanlık haline getirme.

Organizasyon için bunların anlamı daha az hatalı üretim yapmak, daha az israf, daha az gecikme, daha az iş kazası, ve daha az makine arızası demektir. Bu avantajlar daha düşük maliyet ve daha yüksek kalite anlamına gelir.

Çalışan için 5S, mükemmel bir çalışma ortamı demektir.  5S bileşenleri çalışanlara, çalışma ortamının nasıl düzenlenmesi gerektiği konusunda yaratıcı bir girdi edinme fırsatı ve standart çalışmanın nasıl yapılması gerektiği konusunda bilgi sağlamaktadır. Çalışanlar aradıklarını şeyleri her defasında kolaylıkla bulabileceklerdir. Çalışma ortamı daha temiz ve daha güvenli olacaktır. İşler, bir çok engel ve zorluk yokedildiği için daha basit ve daha kaliteli olacaktır.

İlk “S” (Sadeleştir, sınıflandır - Sort) sizin neyin gerekli olduğunu ve nelerin ise gereksiz olduğunu belirlemenizi gerektirir.  Daha sonra da gereksiz olan şeylerin iş ortamından uzaklaştırılmasını sağlamalısınız. Bu “kırmızı etiketleme” olarak bilinir. Bir çalışma takımı belirlenir ve bütün işyeri gezilirken görülen her şey için (Araç, ekipman, malzeme vs.) bu takım “Rutin olarak işimi yaparken buna ihtiyacım var mı ?” diye sorar. Nadiren kullanılan araçlar veya hiç kullanılmayanlar kırmızı etiketle işaretlenir. Gerçekten nelere ihtiyaç olunduğu belirlendikten sonra, bu işi tarifleyen talimat, prosedür gibi bütün dokümantasyon güncellenir.

İkinci “S” (Sırala, düzenle - Set in Order) çalışma ortamındaki şeyleri kullanımı kolaylaştıracak şekilde organize etmenizi ve herhangi biri kolaylıkla aradığını bulabilsin, kullanabilsin ve kullandıktan sonra da nereye koyması gerektiğini bulsun diye etiketlemeyi gerektirir. Bu faaliyetler içerisinde uygun olduğu yerlerde görsel kontroller net bir şekilde kullanılmalıdır. Bir görsel kontrol; çalışma ortamı içerisinde bir bakışta bir işin nasıl yapılacağını anlatan iletişim aracıdır.  Sırala, düzenle için gereksinimler aşağıdakileri de içermelidir :

v   Ekipman ve araç organizasyonu – Basit, görsel olarak organize edilmiş yerleştirme (Bir bakışta tam olarak nereye konulacağını bilmelisiniz ve eğer eksikse eksikliğini görmelisiniz).

v   En sık kullanılan takım ve ekipmanlar çalışana en yakın yere getirilir.

v    İş istasyonlarında her bir araç, alet ve ekipman için belirli bir yer olmalı. Hiçbir araç kutusunda veya çekmecede gerekli araçları almak için açma veya kapama gibi gereksiz işleme ihtiyaç duyulmamalı.

v    Çalışma yerlerini, parçaları, yürüme yollarını, zararlı malzemeleri ayırmak için zemini bantla işaretleyin.

v    Çalışma talimatları – geçerli olmalı ve çalışma istasyonlarında bulunmalı

v    Tabelalar için strateji:

o      Hücre, üretim hattı ve iş istasyonlarını göstermeli.

o     Üretim hedeflerini ve şu anki durumu göstermeli

o      Stok, eğitim, kalibrasyon  gibi anahtar durum göstergeleri ile Bölüm bilgilendirme tabelaları

v      Ergonomi – Çalışma yöntemi ve makine techizat tasarımında ergonomi kurallarını izle

Üçüncü “S” (Sil, süpür - Shine) her günün sonunda çalışma ortamını gün başlangıcındaki haliyle bırakmak anlamına gelmektedir. Bu çalışmalar; periyodik (en az günde bir kez) temizlik yapmayı, temizlik yapmaktan sorumlu olacak kişileri belirlemeyi, temizlik ve düzenleme (araç ve ekipmanlar, kontrol listeleri vs.) yöntemlerinin tanımlanmasını  ve periyodik tetkikleri kapsamaktadır.

Dördüncü “S” (Standartlaştır - Standardize) ilk üç S’nin şirket içerisinde zaman içerisinde yok olmasını  engellemek amacıyla yapılan çalışmaların yöntemini içermektedir.  Düzenleme, sıraya sokma, temizleme ve bu çalışmaların sürekli uygulanması, 3S’nin sıradan çalışma düzeni içerisinde bir alışkanlık haline getirilmesi sağlanmalıdır. Bu yöntemler standart hale getirilip şirket çapında uygulanmalıdır.

Beşinci “S” (Sürdür, sahiplen, sistemi koru - Sustain) organizasyonun 5S projesini güçlendirmeyi ve 5S’in sürekliliğini sağlamaktadır.  Bu, bir yöneticiyi 5S şampiyonu olarak görevlendirerek periyodik tetkikler, gözden geçirmeler ve alınan tetkik ve gözden geçirme sonuçlarının yayınlanmasıyla 5S’in şirket kültürünün bir parçası olmasını sağlamayı ve çalışma gruplarının 5S performansının ölçülmesini gerektirir.  Son S’nin uygulanması çoğu şirketda gerekli önem verilerek yapılmadığı için genellikle eski yapıya geri dönülür.  Genellikle 5S’de başarısız olan şirketlarda 5S şirket kültürünün bir parçası olmaktan ziyade uygulanması gereken bir faaliyet gibi düşünüldüğünden birkaç aylık 5S uygulamasından sonra organizasyonlar eski durumlarına geri dönmüş olarak bulmaktadırlar.  5S’in organizasyonunuzda sonuç vermesi için performansın ölçümü ve üst yönetimin bu işin yapılmasını isteme gücü kritik noktalardır.

5S’yi Uygulama

“Dünya Çapında Üretim Yapan Şirket” olmak isteyen organizasyonlardan bir çoğu için Yalın Üretim Sistemine geçmek istediklerinde yüzyüze geldikleri ilk soru  “Nereden başlayalım ?” sorusudur. Cevap basittir : 5S projesi. 5S’ler:

Sadeleştir/sınıflandır,  Sırala/düzenle,  Sil/süpür,  Standartlaştır ve Sürdür / Sahiplen / Sistemi koru. Organizasyonların durumuna bağlı olarak 5S değişik organizasyonlarda değişik şekillerde uygulanabilmektedir.  Bununla birlikte bir çok şirket aşağıdaki 8 adımın kullanılmasını faydalı bulmaktadırlar:

1.  Bir proje takımı belirleyin

2.  Her S için bir plan geliştirin.

3.  Programın başlangıcını her kese duyurun.

4.  Çalışanlara eğitim verin.

5.  Herkesin kendi çalıştığı yeri temizleyeceği bir gün seçin.

6.  Herkesin kendi çalıştığı yeri düzenleyeceği bir gün seçin

7.  5S’nin sonuçlarını değerlendirin.

8.  Kendi kendinizi denetleyin ve düzeltici faaliyetler uygulayın.

5S, diğer bütün kalite ve önleyici faaliyetler gibi üst yönetimin tam desteğini ve organizasyon içerisindeki bütün çalışanların katılımını gerektirir.  Gerekli planlar her üretim sahasına, üretim sahasının bütün özellikleri göz önünde tutularak uydurulmalıdır. Bir 5S projesi “Bir proje her yere uyar yaklaşımı ile uygulamaz”  5S’i en iyi uygulama yöntemi, belli bir zaman içerisinde yavaş yavaş uygulamaktır. Çünkü 5S’i uygulalamak çok zor bir iş olabilir. Bazı şirketler 5S’i bölüm bölüm kurmuşlardır.

5S uygulamak isteyen şirketlerde yapılan en yaygın yanlış başlangıçta yeteri kadar eğitim almamak veya çalışanlara eğitim vermemektir.  Üst yönetim ve bu projeyi uygulayacak diğer grup üyeleri 5S’in nasıl uygulanacağı konusunda tam bir bilgiye sahip olmalıdırlar.  Bu 5S projesinin baştan sona gözden geçirilmesi, uygulama yöntemleri, takım kapsamı ve yönetimin rolü ile başlar. Pratik çalışmalar veya gerçek uygulama için bir pilot çalışma izlenmesi gerekir. Yönlendirici grup üyelerinin bir çoğu ofis içerisinde çalıştıklarından dolayı, bu grup üyeleri 5S’yi kendi ofislerinde veya çalışma yerlerinde de uygulamalıdırlar. Bu faaliyet yalnız 5S’in pratik olarak anlaşılmasını sağlamakla ve uygulama için gerekli bazı konularda tecrübe kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda 5S uygulaması konusundaki üst yönetimin istekliliğini şirket çapında ilan etmiş olur. Bu noktada yönetimin formal 5S planını onaylaması ve uygulanması için tarihler belirlemesi gerekir.

Uygulama takımı tipik olarak süpervisor’lar ve takım liderlerinden oluşur. Arkasından bu grup diğer çalışanları da eğiterek 5S çalışmasına katılımı arttırmalıdır. Öncelikle üst yönetim ve takım lideri konumunda olacak personelin 5S konusunda eğitim alması gereklidir. Daha sonra proje için en uygun yaklaşım 5S danışmanının liderliğinde bir pilot proje oluşturmak olacaktır. Proje takımı, üretim müdürünü ve ilk çalışmaların koordine edilmesini sağlamak için 5S’nin uygulanacağı bölüm çalışanlarından birkaç kişiyi  içermelidir. İlk çalışmalar hazırlık dönemi olarak tamamlandıktan sonra 5S’nin organizasyonun tamamında uygulanması için planlar tanımlanmalı, dokümante edilip yayınlanmalıdır. Sonuç tatmin edici olduğunda proje organizasyon çapında başlatılabilir.

İlk “S” nin hedefi ve prosesi düzen sağlamaktır. Sadeleştir, sınıflandır - Sort prosesi ihtiyaç duyulan üretim kalemlerini, ihtiyaç duyulmayan üretim kalemlerinden ayırır ve ihtiyaç duyulmayan kalemlerin daha sonra ortadan kaldırılmasını sağlar. Bu proses ister imalat sahasında, isterse de ofis içerisinde olsun çalışanların işlerini yapmak için o an ihtiyaç duymadıkları bütün herşeyi ortadan kaldırmaları için insanları zorlar. Başlangıçta insanlar için en zor şey ileride ihtiyaç duyabilecekleri parçaları, makineleri ve verileri ortadan kaldırmaktır. Bununla birlikte “Kırmızı etiketli” işaretlenmiş kalemler, çalışanların malzemeleri, makine ekipman ve teçhizatlarını kullanışlılık ve kullanım sıklığı açısından daha iyi değerlendirmelerini de sağlar. Çalışma ortamından kaldırılan şeyler başka bir yerde saklanabilir, satılabilir ya da atılabilir. Kırmızı etiketeme seçilmiş bir hedef alan içerisinde bir veya iki gün içerisinde yapılır. Kırmızı etiketleme tamamlandığında , üretim akışı içerisindeki  can sıkıcı ve problemlere yol açan şeyler azaltılmış olacak, çalışanlar arasındaki iletişim iyileştirilecek, ürün kalitesi artacak ve verimlilik oranı yükselecektir.

"Sırala, düzenle - Set in order" bir çalışma alanını, mümkün olan en fazla etkin yapıya getirmek üzere organize etmemizi sağlar. Düzenleme ve sıralama işlemi en iyi birlikte uygulandığı taktirde işe yarar. "Sırala, düzenle - Set in order" anlamı herhangi biri tarafından ihtiyaç duyulan malzeme, araç ve gereçleri kolaylıkla kullanabilmeleri için ve arandıklarında kolaylıkla bulunabilmeleri, işi bittikten sonra nereye konulması gerektiği bilinebilmesi için yapılır. Bu tanımlamadaki anahtar kelime “herhangi biri”dir. Etiketleme genellikle söz konusu çalışma alanında çalışan personel haricinde olan ve bu çalışma alanında çalışması gereken diğer çalışanlar içindir. Faydası zaman ve hareket tasarrufu sağlamaktır. Sıralama ve düzenleme işlemi uygulandığında insan enerjisi israfı veya aşırı stok olmayacaktır.

Sil, süpür “Shine” kelime anlamı olarak, çalışma alanındaki herşeyin temizlenmesi demektir. Temiz bir şirket planlama; amacı, görevleri, yöntemleri, araçları ve izlenecek talimatları içeren 5 adımlı süreçtir. Amaç üç katmanlıdır:

1) çalışma ortamını temizlemek, insanların çalışmaktan zevk alacağı temiz yerler oluşturmak,

2) İlk iki S’yi gözden geçirmek ve 3) pislik ve çöpün kaynağını bulmak ve yoketmek.  Temizliğin anlamı her yerin süpürülmüş ve her şeyin silinmiş olmasıdır. Sil, süpür "Shine" o kadar köklü bir şekilde günlük çalışma hayatının bir parçası olarak alışkanlık haline gelmelidir ki bütün araç, gereç ve ekipmanlar her an için kullanıma hazır halde ve en iyi durumlarında bulunsunlar.

İlk üç “S” uygulandıktan sonra, "standartlaştır - standardize” maddesinin sürekli iyileştirme faaliyetleri içerisinde sürdürülmesi için detaylı bir plan oluşturun. Bu plan, prosedürlerin oluşturulmasını ve her çalışma alanına verilmek üzere basit günlük kontrol listeleri hazırlanmasını da içermelidir.  Kontrol listeleri günlük 5S gereksinimlerinin karşılandığından emin olmak için görsel bir uyarı hizmeti verecektir. Standartlaştırılmış temizlik sıralama ve düzenlemeyi, sadeleştirme ve sınıflandırmayı, sil ve süpürü birleştirilmiş bir bütün haline getirir.

Son "S," sürdür, disiplin gerektirir. Disiplin olmaksızın belirli bir kaliteyi, güvenliği, temiz imalat ve  proses mümkün değildir. Daha da açık olarak, çalışanlar hatalardan, israflardan, hatalı üretimden ve kazalardan uzak olarak, imalat standartlarını, prosedürleri ve kuralları izleyebilmelidirler. Bununla birlikte yetkililer tarafından disiplinin zor kullanılarak konulmaya kalkılması bugünün firmaları için hiç de yapılmayan bir şey değildir. Bunun yerine, çalışanlar kuralları isteyerek izlemeleri için motive edilmeli çünkü çalışma ortamı kuralları bir paylaşılmış değerler topluluğudur. Paylaştırılmış değerler çalışanların takım oyuncusu gibi katılımı ve liderlik ile oluşturulur, emir veya suçlama ile değil. 5S’nin uygulanması, çalışanların basit işleri doğru yapmasını sağlar. Bu temel değerlerin oluşturulması veya dışarıdan (diğer örnek firmalarda) ithal edilmesi “Lider bir şirket” geliştirmek için hayati bir başlangıç noktasıdır.  Çalışanların kendi günlük faaliyetlerini ve çalışma ortamlarını kontrol altında tutmaları için cesaretlendirilmeleri 5S’in eşsiz prensiplerinden biridir. Kendi çalışma ortamının tasarımında ve düzeninde aktif rol almak, çalışanların işlerinden daha büyük bir gurur duymasını sağlar. Bunun neticesinde ise çalışanlar yaptıkları işten daha büyük tatmin duyacaklar ve verimlilikleri artacaktır.

5S, yalın üretim sistemi için olmazsa olmaz türden bir araçtır. Yalın üretim araç seti içerisindeki – çabuk takım değiştirme, toplam üretken bakım, hata önleme ve diğerleri – araçlardan biridir. 5S, şirketteki iyileştirmelerin hem uygulanması ve kalıcılığı için yardım eder. 5S için altın standart çalışan herhangi bir personelin kendi çalışma ortamında aradıkları herhangi bir şeyi 30 saniyenin altında, kendi çalışma ortamı dışındaki çalışma ortamında da herhangi bir kimseye sormadan, kitap, prosedür, bilgisayar açmadan 5 dakikanın altında bulabilmeleridir. 5S başarılı bir yalın üretim uygulaması için temel başlangıç noktasıdır. 5S yalın üretim macerası için bir başlangıç, destek ve güçlendirme aracıdır.

5S’yi Destekleme

Bir çok organizasyon 5S’yi uygulamaya çalışmış, bazı 5S iyileştirmeleri yapmış ancak daha sonra bırakıp eskisi gibi çalışmaya devam etmiştir.  Diğer şirketler de 5S programlarını yıllardır sürdürmektedirler.  Başarılı bir 5S projesi ile sadece başlanmış veya kısa bir sürede bitmiş bir 5S projesini ayıran nedir ? Bütün S’leri tamamlanmamış bir 5S başarısız bir 5S’dir.  Eğer beşinci “S” tam olarak uygulanırsa 5S projesi uzun ömürlü olacaktır.  5S’yi başarı bir şekilde yürütmek için 3 anahtar vardır. Bunlar : üstlenme, üst yönetim desteği, ve performans ölçümüdür.

Anahtar #1: Üstlenme.  5S’in ilk anahtarı bütün S’leri yapmak üzere bu projeyi üstlenmektir.  Bu apaçık belli bir şey gibi görünüyorken bazı işyerlerinde yöneticiler bazen: “Biz şimdilik sadece 3S’yi uygulamak istiyoruz, bütün S’ler için hazır değiliz.” benzeri konuşmaktadırlar. Beşinci “S,” Japoncadaki “Shitsuke” sürdürmekten ziyade üstlenmek kelimesine daha yakındır. Tomo Sugiyama’ya göre (The Improvement Book kitabının yazarı), “shitsuke çalışanların, oturtulmuş standartlara sadakat ve gurur duymayı sağlamak için tipik bir öğretme tutumudur.” Eğer şirketiniz bütün S’leri uygulamak istemiyorsa 5S projeniz kısa ömürlü olacaktır.

Anahtar #2: Üst Yönetim Desteği.  Birinci ve ikinci anahtarlar el-ele götürülür. Ancak taahhüt eğer proje için üst yönetimin somut desteği olmazsa mümkün değildir.   Bütün çalışanların organizasyonun bu projeyi desteklediğine inanması gerekir. Üst yönetimi teşfik edeceğimiz önemli bir nokta 3 ayda bir rutin olarak şirket gezisi yaptırarak çalışma ortamını 5S konusunda tetkik etmelerini ve çalışanlara tavsiye vermelerini ve destek olmalarını sağlamaktır. Yöneticiler için üst yönetimin desteğini gösternek için bir diğer etkin yöntem de 5S sosyal faaliyetlerine katılım için çalışanları cesaretlendirmektir. 5S için bazı sosyal faaliyetlere örnek olarak:

1.    Seçilmiş 5S günleri: 5S’in işyerinin heryerinde uygulanması gerektiğini vurgulamak ve yapılanları görmek için ayda veya üç ayda bir günü seçin.

2.    Sloganlar: 5S ile ilgili sloganlar bulun, bu sloganları işyerinin heryerinde yayınlayın, bu sloganları gösteren tişörtler dağıtın, başarılı 5S takımları seçin ve ödüllendirin

3.    Çalışanlara duyurular: Aylık veya 3 aylık duyurular / Bütün çalışanların katılacağı toplantılar. 5S’nin önemini vurgulamak için biraz zaman ayırın.

4.    Seminerler: Yıl boyunca seminerler düzenleyerek çalışanların katılımını sağlayın. Bu seminerlerden bazıları 5S ile ilgili olsun.

Anahtar #3: Performans Ölçümü ve Ödüllendirme Sistemi.  Üçüncü anahtar her bölümdeki 5S performansını ölçmek ve 5S’nin başarısını sağlamak için bir ödüllendirme sistemi oluşturmaktır. Başarılı bir 5S projesi yürüten organizasyonlar kontrol listeleri ve puan çizelgeleri ile haftalık tetkikler yaparak performanslarını ölçerler.  Tetkiklerin sonuçları herkesin görebileceği yerlerde ilan edilir. Bu arkadaşça bir rekabet ortamı oluşturur ve oluşturduğunuz takımlarla gurur duymanızı sağlar. Bu ölçüm ve birbirleriyle yarışma  bir ödüllendirme sistemi ile birleştirilmeli. Başarılı organizasyonların çoğu, değişik 5S kategorilerinde 5S takımları için aylık veya üç aylık ödüller koymaktadırlar. Ödüller, sinema biletinden nakit para ödülüne kadar aralıkta çeşitlilik gösterebilir.

Bu üç anahtar basit ama güçlüdür.  Organizasyon 5 sütunun 5’ini de uygulayacağını taahhüt etmeli.  Projenin yürütülmesi için üst yönetim somut bir destek vermelidir. Ayrıca organizasyon 5S performans ölçüm ve ödüllendirme sistemi kurmalıdır.