4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
 
4.1 Genel Şartlar

 ➔    Kuruluşun organizasyon şeması mevcut mudur?

 ➔    Kuruluş şemasında KYS'nin güvenle sürdürülebilmesi için gerekli sorumlu kuruluş birimleri yer almakta mıdır?

 ➔    Kalite sistemi için gerekli prosesler sıralanarak karşılıklı etkileşimleri tanımlanıp dokümante edilmiş midir?

 ➔    KYS, kaliteyle ilişkili proseslerin yürütülmesi ve gözetlenmesi için gerekli kriterleri ve metotları içermekte midir? (bütün prosesler ve bu proseslerin gözetlenmesi için gerekli bilgi/bilgiler el altında mıdır?

 ➔    Hem hedefe ulaşmaya yönelik yöntemler, hem de sürekli iyileştirme imkânları düzenlenmiş midir?

 4.2 Dokümantasyon Şartları

 ➔    KYS'nin alanı kapsamlı bir şekilde tanımlanmış mıdır? (işlemler, ürünler, hizmet sunma, kuruluş birimleri vb.)

 ➔    Standart tarafından tanımlanan proses tanımlamaları mevcut mudur?  (dokümanların, verilerin ve kayıtların kontrolü, ürün gerçekleştirme prosesinin planlanması, iç tetkikler, önleyici ve düzeltici faaliyetler)

 ➔    KYS ve yapısı, kapsamlı bir şekilde yönetim dokümanlarında ya da diğer dokümanlarda betimlenmiş midir? (kalite el kitabı, kalite politikası, prosesler, proses yönetimine dair belgeler ve kayıtlar vb.)
 
➔    KYS,  üst yönetim tarafından yürürlüğe konmuş mudur? (imzalanmış olması gerekir)

➔    Standardın gerektirdiği Proseslerin niçin Kalite yönetim sistemi içinde betimlenmediği açıklanmış mıdır? (örn. geliştirme süreci, deney araçları vb.) 

➔    KYS, tüm doküman ve verilerin kontrolü kurallarını içermekte ve bu kurallar uygulanmakta mıdır? 

➢    Dokümanlar, onaylanmış mıdır?

➢    Dokümanların güncel revizyon durumu nasıldır?

➢    Dokümanlar hala geçerli midir?

➢    Dokümanlar güvenli saklanmış ve korunmuş mudur?

➢    Eski doküman ve geçersiz doküman tanımlanmış mıdır? 

➔    Dış kaynaklı doküman ve veriler KYS'ye dahil edilmiş midirler? (örn. yasal düzenlemeler, kurallar, teknik düzenlemeler, müşteri spesifikasyonları vb.) 

➔    Doküman ve veriler içindeki değişiklikler, başlangıçta kontrol/serbest bırakma işlemlerini yapanlar dışında diğer birimler tarafından da kontrol/serbest bırakma işlemleri yapılmakta mıdır? 

➔    KYS doküman ve elektronik bilgileri özet tablolar halinde mevcut mudur? Dağıtım yetkisi (dağıtıcı) tanımlanmış mıdır? (dağıtıcı anahtarı, intranet, tablolar vb.) 

➔    Tüm belgeler açık bir şekilde kodlanmış ve serbest bırakılmış mıdır? (elektronik bilgi/belgeler dahil) 

➔    Geçerli revizyon durumu tanımlanarak güvence altına alınmış mıdır? 

➔    KYS dokümantasyonu, kayıtların kontrolüne ilişkin kuralları içeriyor mu? Bu kurallarla saklama yeri, arşiv süresi ve imha biçimi tanımlanmış mıdır? (Listeler, matris vb.) 

➔    Elektronik ortam üzerindeki kayıtlar için belirlenmiş uygun yöntemler ve yeterlilikler etkin midir? (veri yedekleme talimatı, arşivleme vb.) 

➔    Kayıtlar ve elektronik verilerin imhası için uygun yöntemler belirlenmiş midir? (örn. kişisel bilgiler) 

5 YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 

5.1 Yönetimin Taahhüdü 

➔    KYS'nin uygulanmasını üst yönetim taahhüt etmiş midir? (aktif angajman, iç ve dış iletişim, çevreye duyarlılık vb.) 

➔    Hem müşteri isteklerinin, hem de resmî makamların yönergelerinin ve yasaların yerine getirilmesinin önemine dair işletme içi bilinç mevcut mudur? (proses modelinde görülmelidir) 

➔    Mal ve hizmetler için kalite açısından önemli yasal gereklilikler biliniyor ve yerine getiriliyor mu? (örn. CE işareti, ürün standartları ve sorumluluğu, birlik talimatları vb.) 

➔    Uygun araçlar ve eğitilmiş personel, KYS'nin uygulanması için hazır bulunduruluyor mu? (örn. personel, finans, iş ortamı, altyapı, enformasyon analizleri vb.)

➔    Üst yönetimin planlama tedbirleri hedefe ulaşmayı ve kaynakların mevcudiyetini garanti altına almış mıdır? (finansal kontrol enstrümanları, projeler, personel vb.) 

➔    Ölçülebilir firma hedefleri ve firma politikası (kalite politikası) tesbit edilmiş midir?
Sürekli iyileştirme görülmekte midir? (örn. şema, kalite politikası, kalite hedefleri, tedbir/eylem, yatırım, proje planları vb.) 

➔    KYS; personele, hissedarlara, tedarikçilere, müşterilere, çevreye ve topluma ilişkin memnuniyeti sağlamakta mıdır? 

➔    Hem KYS, hem de belirlenmiş zaman aralıklarındaki öngörülmüş amaçlar, üst yönetim tarafından gözden geçirilmekte midir? (yönetimin taahhüdü) 

➔    Sertifika ya da logo sözleşmeye uygun kullanılmakta mıdır? (EN 45012 şartı; 1. ara tetkikten itibaren) 

➔    İlgili tarafların itiraz, şikayetleri kayıt altına alınıyor mu? (EN 45012 şartı; 1. ara tetkikten itibaren) 

5.2 Müşteri Odaklılık 

➔    Müşteri memnuniyetini sağlamak için, müşteri beklentileri ve ihtiyaçları tespit edilmiş ve iç işletme şartları buna göre düzenlenmiş midir? (örn. Pazarlama ve pazara sunma; proseslerde, yedek parça servislerinde, sözleşmenin gözden geçirilmesinde görünür olmalıdır) 

➔    Müşteri taleplerinin tam olarak anlaşılıp yerine getirilmesi garanti altına alınmış mıdır?(örn. elde etme/kazanma belgeleri, iletişim araçları, teklifler, sözleşmeler, talimatlar, yasal gereklilikler vb.) 

➔    Müşteri şikayetlerinde yöntemler belirlenmiş midir? Müşteriyle derhal ilişkiye geçip bilgilendiriliyor mu? (müşteri memnuniyeti analizleri, şikayet analizleri vb.) 

5.3 Kalite Politikası 

➔    Kuruluşun kalite politikasını açık bir şekilde tanımlayan temel prensipler bildirgesi mevcut mudur? 

➔    Kuruluş politikası kuruluş amaçlarına uygun mudur? (kuruluş amaçlarının ortaya konmasına ve değerlendirilmesine ilişkin çerçeveyi çizmekte midir?) 

➔    Kalite Politikası şartların yerine getirilmesinin (taahhüdünü) yükümlülüğünü ve sürekli iyileştirmeyi içermekte midir? 

➔    Kuruluş politikasının kuruluşun tüm seviyelerinde anlaşılması, gerçekleştirilmesi ve dikkate alınması garanti altına alınmış mıdır? (örn. eğitimler, seminerler vb.) 

➔    Kalite politikasının yeterliliği düzenli olarak değerlendiriliyor mu? (örn. yönetim gözden geçirmede) 

5.4 Planlama

➔    Kalite politikasından ölçülebilir hedefler çıkarılmış mıdır ve bu hedefler sürekli iyileştirme yükümlülüğü ile paralel midir? (stratejik planlar, proje planları, üretim-yöntem-kontrol planları, kalite anlaşmaları/sözleşmeleri vb.) 

➔    Kuruluş içindeki tüm önemli fonksiyonlar ve seviyeler için geriye dönük izlenebilen kalite hedefleri geliştirilmiş, yayınlanmış ve gözetlenmiş midir? (seviyeye uygun amaçların tespiti, hedef tespitleri vb.) 

➔    Kalite hedefleri mal ve hizmetlerle ilgili şartlarla kombine midir? (örn. ürün normları, ürün yükümlülükleri, sektörel birlik normları vb.) 

➔    Kalite planlamasına yönelik bir prosedür/yöntem tespit edilmiş midir? (ürün ve proses merkezli kalite planlarının hazırlanması, geliştirilmesi; işletme yöntemlerinin, proseslerin, makine ve teçhizatın, araçların ve becerilerin hazır bulundurulması ve muhafazası, kontrol göstergelerinin tespit edilerek ortaya konması vb.) 

➔    Kalite planlaması, Oorganizasyonel değişiklikler ya da hedeflerden sapılması durumunda yürütülen KYS'nin sürdürülmesini garanti altına almakta mıdır? (kalite çevresi, sorumluluklar)

5.5 Sorumluluk, Yetki ve İletişim 

➔    Üst yönetim tarafından kuruluş yönetiminden birisi temsilci olarak atanmış mıdır? (üst yönetim, üyelerinden birini de atayabilir) 

➔    Standardın şartlarının uygulanmasını temin etmek için, yönetim temsilcisinin sorumlulukları ve ehliyet durumları tespit edilip ortaya konmuş mudur? (KYS'nin idamesi/sürdürülmesi, performansı üzerine üst yönetime bilgi verilmesi gerekir) 

➔    Kaliteyi etkileyen yönetim faaliyetinde bulunan personele ait sorumluluklar ve ehliyetler, organizasyonel bağımsızlıklar ve ara birimler tespit edilmiş ve duyurulmuş mudur? (örn. birim ya da proses betimlemeleri) 

➔    KYS ve etkinliği üzerine çeşitli seviyeler ve foksiyonel alanlar arasında iletişim faaliyetleri mevcut mudur? (iletişim yolları, toplantı planları, brifingler, ilan tahtası, şirket gazetesi vb.) 

5.6 Yönetim Gözden Geçirme

➔    KYS'nin sürdürülmesinin ve korunmasının üst yönetim tarafından gözetlenmesi ve değerlendirilmesi tanımlanmış mıdır? (yönetimin gözden geçirme raporunda belirtilir: amaçlar , usul, zaman aralığı vb.) 

➔    İç tetkik sonuçları, müşteri geri bildirimleri, proses performansları ve ürün uygunluğu, fiili önleyici ve düzeltici faaliyetler, iş ortamındaki değişiklikler, önceki raporların faaliyetleri gibi girdiler; KYS'nin değerlendirilmesi için hazır bulundurulmakta mıdır? 

➔    KYS'nin ve proseslerin iyileştirilmesine, müşteri şartları doğrultusunda ürün iyileştirmesine, yatırım ve personel planlamasına, kaynak gereksinimlerine yönelik faaliyetler; yönetim gözden geçirmesinin çıktıları mıdırlar? 

➔    Raporun içeriğine dair kriterler tespit edilmiş midir ve bunlar faaliyetlere ve ürünlere göre uygun kriterler midir? 

➔    Üst yönetimce acil/gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler açılıyor ve gözetleniyor mu? 

6 KAYNAK YÖNETİMİ  

6.1 Kaynakların Sağlanması 

➔    KYS'nin yürütülmesi, devam ettirilmesi, iyileştirilmesi için gerekli araçlar kanıtlanabilir biçimde kullanıma sunulmuş mudur? (örn. iş planları, yatırım ve birim planları vb.) 

➔    Müşteri memnuniyetini yükseltmeye yönelik araçlar mevcut mudur? (örn. müşteri olayları, oturumlar/toplantılar, rapor sunma vasıtası ile müşteri kontakları, yardım masaları, şikayet işlemleri vb.) 

6.2 İnsan Kaynakları

➔    İç Kalite tetkikleri dahil olmak üzere yönetsel, denetsel (kontrol) ve icracı faaliyetler için kalifiye personel mevcut mudur? (birim ve fonksiyon (işlev) betimlemeleri, iş sözleşmeleri, kalifikasyon belgeleri vb. var mıdır?) 

➔    Spesifik şartlar dahil olmak üzere eğitim ihtiyaçları tespit ediliyor ve uygun eğitimler sunuluyor mu? (iş oryantasyonu eğitim planları, işçi görüşmeleri, anket, ihtiyaç başvuruları vb.) 

➔    Çalışanların; kalite hedeflerine erişilmesinin ve KYS'nin şartlarının yerine getirilmesinin önemini anlamaları,  yaptıkları işin kaliteye mevcut ve potansiyel etkileri konusunda bilinçlendirilmesi/bilinçli olması garanti altına alınmış mıdır? (eğitimin kanıtı) 

➔    Öğrenim, deneyim, alınan eğitimler ve kalifikasyonlar üzerine kayıtlar ve belgeler tutulmuş ve saklanmakta mıdır? 

➔    Eğitim faaliyetlerinin etkinliği değerlendirilmiş midir? (işçi görüşmeleri, kurs değerlendirmeleri vb.) 

6.3 Altyapı

➔    Uygun mal ya da hizmet üretimi için gerekli altyapı temin edilmiş, hazır bulundurulmuş ve sürdürülmüş/korunmuş mudur? (iş ortamı ve buna bağlı donatılar, donanım, yazılım, uygun idame ve bakım/onarım, destek hizmetler vb.) 

➔    Altyapı mal ya da hizmet üzerindeki iç ve dış taleplere/şartlara uygun mudur? (proses yeterlilik deneyleri) 

➔    Destekleyici hizmetler ihtiyacı ortaya konmuş ve bunlar hazır bulundurulmuş mudur? (altyapı, ürün ve servis hizmetleri vasıtasıyla müşteri hizmetleri, yedek parçalar, araç ve gereçler vb.) 

➔    Proses güvenliğinin garanti altına alınmasına yönelik üretim araçlarının bakımları yapılmakta mıdır? (kayıt altına alınmış bakım planları ve faaliyetleri) 

6.4 Çalışma Ortamı 

➔    Çalışma şartları ve çalışma ortamı mal ve hizmetlerin uygun elde edilmesini sağlamaya yönelik midir? (iş güvenliği ve işçi sağlığı şartlarını, iş metotlarını, iş ahlakını, iş ortamı/iş iklimi şartlarını içermelidir) 

➔    Üretimde yasa koyucunun/firmanın şartlarına göre uygun iş ortamı garanti altına alınmış mıdır? (EKAS şartları) 

7 ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRME 

7.1 Ürün Gerçekleştirmenin Planlanması 

➔    Mal ya da hizmet gerçekleştirmeye ilişkin prosesler, KYS'nin diğer şartlarına da uygun olarak bütünsel bağlamda tanımlanmış mıdır? (sorumluluklar, birimler, şartlar/talepler) 

➔    Ürün, proje ve sözleşme gereğince kalite hedefleri ve talepler ortaya konulmuş mudur? 

➔    Süregelen bir işletme faaliyetinde icracı proseslere, gerekli yöntemlere, spesifik iş araç-gereçlere ve donatılara dair ihtiyaçlar ortaya konulmuş mudur? (elverişli proje taslakları, spesifikasyonlar, yapılabilirlik etüdleri) 

➔    Kontrol altındaki şartlarda süregelen proseslerin müşterinin talepleri/şartları uyarınca çıktılar verebilmesi garanti altına alınmış mıdır? Her bir sürecin etkileri bilinmekte midir?(doğrulama, geçerli kılma faaliyetleri, kabul kriterleri) 

➔    Sürecin gelecekte planlanmış sonuçlara ulaşabilmesi için ölçme,  izleme ve ardışık faaliyetlere dair kurallar mevcut mudur? 

➔    İşletim ve prosesler için gerekli bilgi ve verilerin varlığı garanti altına alınmış mıdır? 

➔    Proses yönetim faaliyetinin sonuçları kayıt altına alınmış mıdır? (proses ve işletme izlemelerinin etkinliğinin belgeleri, proses ve ürün uygunluğuna ilişkin güven oluşturma) 

7.2 Müşteri Odaklı Prosesler 

➔    Müşteri taleplerinin ortaya konması aşağıdakileri içermekte midir?  

➢    müşteri taleplerinin/şartlarının eksiksizliği/tamamlığı

➢    belirlenmemiş taleplerin/şartların kullanıma uygunluk şartı

➢    destekleme

➢    yasal ve teknik şartları içeren yükümlülükler

➢    kullanıma uygunluk (sunulabilirlik) ve teslimat şartları (teslim edilebilirlik) 

➔    Dokümantasyon; belirsiz talepler durumundaki yaklaşımı ve taraf birimlerin koordinasyonu dahil olmak üzere, sözleşmenin gözden geçirilmesini kurala bağlıyor mu? 

➔    Bir teklifin sunulmasından veya bir sözleşmenin/siparişin kabulünden önce taleplerin açık seçikliği ve yerine getirme (karşılama) yeteneği kontrol ediliyor mu? (onaylama düzenlemesi ve yapılabilirlik kontrol listesi)

➔    Müşteri tarafından daha önceden dokümante edilmemişse sözleşme kabulü sırasında müşteri talepleri yazılı olarak onaylatılıyor mu? 

➔    Teklif ya da sözleşme onaylanmadan önce anlaşmak bakımından kontrol ediliyor mu?(çelişkilerin/tutarsızlıkların yokedilmesi, ayıklanması) 

➔    Sözleşmenin gözden geçirilmesi ve mümkün değişiklikler dokümante ediliyor ve saklanıyor mu?

➔    Kuruluş, müşterinin iletişim talepleri konusunda dürüst müdür ve iletişim kanalları açık mıdır? (reklam materyalleri, prospektüsler vb.) 

➔    Özel mal ve hizmet bilgileri aktarılıyor mu ve detaylı olarak müşteriye uygun bir biçimde hazırlanıyor mu? (broşürler, ürün bilgileri vb.) 

➔    Ürün ve hizmet performansına ilişkin müşteri geri bildirimleri (olumlu/olumsuz) işleniyor mu? (müşteri memnuniyeti, şikayetler vb.)

 (devamı var)